Mijzo

Met HelloID snel operationeel na de Mijzo fusie

Mijzo is een zorgorganisatie in Midden- en West-Brabant en ontstaan als fusie van drie bestaande organisaties: De Riethorst Stromenland, Volckaert en Schakelring. In het kader van die fusie in 2021 heeft men een programma opgezet om de IT-omgevingen van de drie fusiepartners gaandeweg te integreren, harmoniseren en toekomstbestendig te maken. Voor het account en toegangsbeheer tot die nieuwe Mijzo omgevingen selecteerde men de HelloID Identity-as-a-Service dienstverlening van Tools4ever.

De ruim 4500 Mijzo medewerkers bieden cliënten thuis of op één van de 26 zorglocaties wijkverpleging, revalidatie, langdurige zorg, palliatieve zorg, eerstelijns verblijf en dagbesteding. Bij aanvang van de fusie maakte ieder van de partnerorganisaties nog gebruik van hun eigen IT-omgeving, bedrijfsapplicaties en zorgtoepassingen, met bijvoorbeeld een eigen elektronisch patiëntendossier en planningstool. Het IT harmonisatieprogramma moest leiden tot een gezamenlijk en zoveel mogelijk cloud gebaseerd IT-landschap waarin per applicatiedomein één van de bestaande applicaties verder wordt gebruikt en doorontwikkeld. Daarnaast wordt er waar nodig geïnvesteerd in nieuwe software. Ook was onderdeel van het programma de uitrol van een nieuwe, cloud gebaseerd Identity & Access Management omgeving.

Belangrijk bij dat laatste was dat zolang de nieuwe Mijzo omgeving nog niet was uitgerold, medewerkers van de drie partners toch al direct elkaars systemen moesten kunnen gebruiken. Als men bijvoorbeeld een medewerker van Volckaert wilde inzetten op een locatie van de Schakelring, moest deze medewerker via een portal eenvoudig toegang kunnen krijgen tot de daar gebruikte systemen en cliëntgegevens. De nieuwe IAM-omgeving moest daarvoor uitgebreide access management functionaliteit bieden met voldoende flexibele configuratie mogelijkheden. De fusiepartners hadden al positieve ervaringen opgedaan met Tools4ever producten zoals UMRA en IAM. Omdat hun cloudbased HelloID platform naast Provisioning en Service Automation ook een krachtige Access Management module bevat, heeft men daarom voor HelloID gekozen.

Overal toegang voor medewerkers met HelloID Access Management

Arjan Koster, ICT-architect bij Mijzo, licht dit toe: “Die tijdelijke toegangsoplossing was een belangrijke uitdaging waarvoor HelloID echt een uitkomst bood. Een volledige integratie en harmonisatie bij een fusie vraagt uiteraard tijd, maar we wilden wel vanaf de eerste dag zoveel mogelijk als één organisatie samenwerken. Juist de mensen die direct onze cliënten helpen, kunnen dat alleen doen als ze toegang hebben tot alle benodigde cliëntsystemen en -gegevens. En managers moeten medewerkers van verschillende partnerorganisaties samen kunnen inplannen in de systemen. We ontwikkelden daarvoor samen met Tools4ever een tijdelijk portal voor alle Mijzo medewerker met accounts op basis van het unieke Mijzo medewerkersnummer. Iedereen kon nog steeds op de voor hem of haar gebruikelijke manier inloggen binnen de eigen werkomgeving, maar via het portal kon men zo nodig doorklikken naar de partnersystemen en bijbehorende cliëntgegevens.”

Geautomatiseerd toegangs- en rechtenbeheer

“Na het realiseren van deze tijdelijke aanpak konden we vervolgens het verdere harmonisatieprogramma gaan inplannen en uitrollen,” vervolgt Koster. “Stapsgewijs zijn we daarbij gemigreerd van vaak verschillende organisatie-specifieke applicaties naar de gemeenschappelijk EPD-, behandel- en roosteroplossingen binnen Mijzo. Alle medewerker accounts beheren we daarbij automatisch vanuit HelloID. Alle partners gebruikten al dezelfde HR-omgeving (AFAS) als bronsysteem en met behulp van de HelloID Provisioning module stroomlijnen we de uitgifte en het verdere beheer van zowel de gebruikersaccounts als hun toegangsrechten. Dat is uiteraard belangrijk bij de indiensttreding, maar ook bij functieveranderingen daarna en als iemand de organisatie verlaat, zorgt HelloID dat de nodige wijzigingen worden uitgevoerd. Dat is niet alleen gebruiksvriendelijk en efficiënt, het is ook veilig. Dankzij de automatisering, de rolebased access control en duidelijke functie- en rolscheiding heeft iedere medewerkers op ieder moment alleen toegang tot de systemen en data die men op dat moment nodig heeft.”

Mijzo zelf in regie bij de doorontwikkeling

Deze harmonisatie is een doorlopend proces en recent is bijvoorbeeld de integratie met het Ysis behandeldossier afgerond. Koster vertelt: “Hierbij helpt het dat HelloID eenvoudig is te configureren en beheren. Ook nieuwe beschikbare koppelingen kunnen we vaak zelf uitrollen. Ons team heeft daarvoor inmiddels veel kennis opgebouwd en we hebben rechtstreeks toegang tot de heldere documentatie en kunnen vaak zulke updates zelf installeren met behulp van de Tools4ever Github. Voor ons eigen team van IT-specialisten is dit erg prettig werken. We kunnen veel zaken zelf oppakken en werkzaamheden zelf inplannen, maar tegelijkertijd weten we dat we bij complexe uitdagingen een betrouwbare support- en sparringpartner hebben om op terug te vallen. Onze Tools4ever collega’s, zoals we ze inmiddels noemen.”