iHUB

iHUB, een samenwerkingsverband van zorgverleners op het gebied van jeugdhulp, opvoedondersteuning en speciaal onderwijs, migreerde binnen een jaar de losse on-premise IT omgevingen van de deelnemende partners naar een geïntegreerde, gezamenlijke IT cloud dienstverlening. Het sociaal intranet van a&m impact gecombineerd met HelloID Access Management zorgt voor een gebruiksvriendelijke digital workspace, de volgende stap richting ‘Het Nieuwe Werken’.

Met behulp van a&m impact beschikken nu alle partner-organisaties over een gebruiksvriendelijk sociaal intranet dat de front-end van de cloud werkplek vormt. Het is eenvoudig voor medewerkers om onderling contact te hebben en samen te werken met zowel de directe collega’s als met partner-zorgverleners. Tegelijkertijd is voor iedere deelnemende organisatie de eigen huisstijl en organisatiecultuur behouden.

Dankzij de integratie met HelloID Access Management hoeven gebruikers bovendien nog maar één keer in te loggen om al hun applicaties en data te kunnen gebruiken. Na het inloggen op het sociaal intranet krijgt men toegang tot een gepersonaliseerd portal waarin HelloID Access Management als widget is geïntegreerd zodat de eigen applicaties en mappen met één klik geopend kunnen worden. Alles wordt door de centrale iHUB IT organisatie via één platform beheerd.

Vier organisaties in de jeugdhulp, opvoedondersteuning en het speciaal onderwijs vroegen zich af hoe ze hun aanbod voor de doelgroep – jongeren en hun ouders – het best konden inrichten. Op een zodanige manier dat hulpverleners al hun tijd kunnen besteden aan het ondersteunen van jongeren. En docenten aan het lesgeven.

iHUB bleek het antwoord op die vraag. Een samenwerking waarbij de vier partners Altra, Horizon, De Opvoedpoli en De Nieuwe Kans een samenhangende dienstverlening verzorgen voor kwetsbare jongeren. Iedere organisatie blijft zelfstandig en behoudt de eigen identiteit en specialisatie. In de ‘backoffice’ daarentegen doet men zoveel mogelijk samen. Door onder andere de IT diensten vanuit één service center te organiseren, harmoniseert men de bedrijfsvoering, houdt men de kosten zo laag mogelijk en kan alle aandacht worden gericht op het zorgaanbod.

Een ambitieus migratieplan naar de cloud

Géén volledige integratie dus, maar wel een optimaal afgestemde dienstverlening en gezamenlijke bedrijfsvoering. Voor die uitdaging stond het IT team van iHUB. De vier partners beheerden tot dan toe ieder hun eigen IT landschap. Daarin draaide nog veel on-premise software in inmiddels gedateerde Citrix omgevingen. Ook had iedere organisatie een eigen intranet voor de interne communicatie en samenwerking.

Omdat harmonisatie van verschillende on-premise omgevingen en intranetten complex, duur en niet toekomstvast is, maakte iHUB de strategische keuze om versneld in te zetten op een volledige migratie naar de cloud. Een migratietraject waarin alle partners uiteindelijk gebruik maken van SaaSapplicaties en bediend worden door één iHUB ICT serviceorganisatie met een eigen datacenter. En waarbij alle partners zoveel als mogelijk gebruik maken van dezelfde software en IT faciliteiten.

Aan de voorkant van de dienstverlening wenste men voor de gebruikers een moderne, digitale werkplek waarin de eigen identiteit zichtbaar blijft met de eigen huisstijl, accenten en content. Deze cloud werkplek moet tegelijkertijd wel de communicatie en samenwerking met medewerkers van de andere partner-organisaties zo laagdrempelig mogelijk maken.

Een elementaire schakel in dit ambitieuze plan van aanpak was de uitrol van a&m impact. Deze sociaal intranetapplicatie is gekozen omdat hij de gebruikservaring van een moderne social mediaomgeving combineert met de mogelijkheid om de functionaliteit en look & feel per deelnemende organisatie te customizen. Mark van Rijn, ICT-coördinator bij iHUB: “Veel zakelijke oplossingen hebben een ‘office-achtige’ uitstraling. Wij zochten juist een oplossing die aansloot bij de intuïtieve manier waarop onze medewerkers privé met social media werken. Een soort interne Facebook, maar wel met alle functionaliteit voor een professionele en veilige samenwerking. a&m impact vulde dat perfect in, inclusief de mogelijkheid om per partner de eigen huisstijl te bewaren. Tegelijkertijd is contact leggen met collega’s uit andere instellingen en de onderlinge samenwerking bijzonder laagdrempelig en eenvoudig.”

Vanuit dit sociale intranet moesten gebruikers ook zonder extra inlogacties toegang krijgen tot de eigen applicaties en documenten. Daarvoor is gekozen voor de HelloID Access Management oplossing van Tools4ever met ondersteuning voor onder andere SAML, OpenID Connect en ADFS. Door deze oplossing als widget te integreren in het sociaal intranet van a&m impact hebben werknemers nu naadloos toegang tot hun applicaties en bestanden. Hans Knibbe, Technisch ICT Project Manager bij iHUB: “Na het eenmalig inloggen via Two Factor Authentication (2FA) op het sociaal intranet, krijgen werknemers dankzij de single sign-on functionaliteit van HelloID ook direct toegang tot hun SaaSapplicaties en bestanden. Iedereen heeft een persoonlijke startpagina op het intranet met de applicaties waar men gebruik van mag maken. Gebruikers zien alleen waar ze recht op hebben.”

iHUB: vier organisaties met privacy gevoelige applicaties

iHUB wil samen met jongeren, ouderen en professionals de jeugdhulp en het speciaal onderwijs écht anders organiseren. Door samen te werken bespaart men kosten en ontlast zij docenten en hulpverleners. Om hun werk te doen, maken de vier organisaties gebruik van een groot aantal applicaties. Het applicatie landschap omvat naast toepassingen voor de algemene bedrijfsvoering – variërend van Exchange, Office en Exact tot HR-toepassingen als Raet Youforce en de TOPdesk IT support software – ook verschillende specifieke onderwijs- en zorgapplicaties zoals MoreCare4, ParnasSys, Bergop en Somtoday. Belangrijk kenmerk is dat naast de noodzaak om optimaal samen te werken, er ook wordt gewerkt met privacy-gevoelige informatie. Die mag uiteraard alleen voor cliënten en hun directe behandelaars toegankelijk zijn.

Klaar voor de toekomst met workspace van a&m impact en HelloID

In een uiterst ambitieus tijdschema zijn de verschillende stappen uitgevoerd en zijn alle applicaties gemigreerd naar de cloud. Hans Knibbe: “De iHUB IT dienstverlening is nu echt georganiseerd als een shared service center voor de betrokken organisaties. Er zijn geen aparte applicatieservers per organisatie, die worden onderling gedeeld. Dit traject is binnen een jaar uitgevoerd door een intern projectteam van 4 mensen in samenwerking met technische medewerkers en projectteams van de leveranciers. Inmiddels zijn 3.000 medewerkers aangesloten. Zij hebben via een enkele login toegang tot hun persoonlijke sociaal intranetomgeving en ook direct tot de eigen mail en applicaties. Het iHUB service center beschikt over een eigen efficiënt datacenter voor alle system management activiteiten.”

De vervolgstap is om ook de toegang tot mappen en documenten te moderniseren. De bestaande fileservers worden gemigreerd naar SharePoint Online (onderdeel van Office 365) en zijn dan via dezelfde omgeving toegankelijk voor alle medewerkers. Knibbe: “Daarmee is Citrix volledig uitgefaseerd. Voor de medewerkers betekent het dat ze dan al hun werkzaamheden via hun persoonlijke portaal kunnen uitvoeren. Ook wordt de samenwerking veel eenvoudiger. Collega’s van verschillende organisaties kunnen naadloos samenwerken aan dezelfde case omdat ze met dezelfde documenten werken.”

Ook wordt het rechtenbeheer vereenvoudigd. Nu al is HelloID gekoppeld aan de Active Directories van de partnerorganisaties. Bij het inloggen krijgt de gebruiker automatisch toegang tot de juiste applicaties. Dit wordt doorontwikkeld tot volledige Identity & Access Management oplossing inclusief Role Based Access Control (RBAC), vult Knibbe aan: “Door de koppeling met HR systemen wordt een nieuwe medewerker – of een functiewijziging – automatisch in HelloID en vervolgens TOPdesk doorgevoerd. De medewerkers krijgen automatisch toegang tot applicaties en documenten die bij hun rol horen. Vanuit beheeroogpunt maakt dit het werk veel efficiënter en de oplossing maakt het straks mogelijk om te bezuinigen op dure licenties. Ook voor de gegevensbescherming in het kader van de AVG is RBAC cruciaal. We voorkomen dat mensen onterecht toegang krijgen tot gegevens. Belangrijk hiervoor is dat we ons interne functiehuis goed op orde hebben. De consultants van Tools4ever hebben ons hierbij geassisteerd.”

Sowieso was de samenwerking met a&m impact en Tools4ever een belangrijke succesfactor. Knibbe: “We hadden een bijzonder ambitieus plan dat alleen kon werken met een betrokken team en korte lijntjes naar al even betrokken leveranciers. Beide partijen bleken erg prettig om mee samen te werken, deskundig en met een snelle respons”. Bovendien pasten hun oplossingen binnen het budget, vult Mark van Rijn aan: “Binnen iHUB willen we ons geld zoveel als mogelijk aan de zorg voor onze cliënten besteden. We hebben dus actief gezocht naar oplossingen met een kostenniveau dat daarbij aansloot. Een goede, toekomstvaste én betaalbare oplossing voor zorgleveranciers. Die hebben we met a&m impact en Tools4ever gevonden.”