Provisioning

Provisioning is een proces in IT-beheer dat zich richt op het efficiënt beheren van gebruikersaccounts en systemen binnen organisaties. Deze taak strekt zich uit van het opzetten van serverhardware en cloudinfrastructuur tot het beheer van netwerkcomponenten en gebruikersaccounts. In dit digitale tijdperk is een effectieve provisioning-strategie cruciaal voor het garanderen van operationele efficiëntie, beveiliging en naleving van regelgeving. Dit artikel belicht de diverse aspecten van provisioning, met een speciale focus op user provisioning, en onderzoekt hoe deze bijdragen aan een gestroomlijnde, veilige en regelgevingsconforme IT-omgeving.

Wat is provisioning?

Provisioning is een term die we gebruiken om de reeks stappen te beschrijven die nodig zijn om gebruikersaccounts en systemen te beheren.

Soorten provisioning

Er bestaan diverse soorten provisioning, elk met een specifieke focus en doel binnen IT-beheer. Hieronder verkennen we de verschillende types die essentieel zijn voor het effectief beheren en leveren van IT-services en resources in moderne IT-omgevingen. Ze helpen bij het minimaliseren van handmatige taken, verbeteren de efficiëntie en zorgen voor een consistente en beveiligde uitrol van IT-resources.

• Server provisioning: Server provisioning houdt zich bezig met het gereedmaken van serverhardware, zowel fysiek als virtueel. Het proces omvat de installatie en configuratie van software, waaronder besturingssystemen en applicaties, en zorgt ook voor de nodige verbindingen met middleware, netwerkcomponenten en opslagmiddelen
• Cloud provisioning: Cloud provisioning is het proces waarbij de fundamentele infrastructuur van de cloudomgeving van een organisatie wordt opgezet, wat onder andere de installatie van netwerkelementen en services omvat. Zodra de basisinfrastructuur voor de cloud is geïnstalleerd, bestaat provisioning uit het instellen van de resources, services en applicaties binnen een cloud.
• User provisioning: User provisioning, ook bekend als gebruikersaccountprovisioning of accountprovisioning,  valt onder Identity en Access Management (IAM). Het betreft de technologieën die nodig zijn voor het automatiseren van het aanmaken, aanpassen, deactiveren en verwijderen van gebruikersaccounts binnen de IT-infrastructuur en bedrijfsapplicaties.
• Network provisioning: In de context van IT-infrastructuur verwijst network provisioning naar het proces van het instellen van netwerkcomponenten, zoals routers, switches en firewalls. Het omvat ook het toewijzen van IP-adressen en het uitvoeren van operationele gezondheidschecks om te waarborgen dat het netwerk optimaal functioneert.
• Service provisioning: Dit proces gaat over het opzetten van IT-afhankelijke services voor eindgebruikers en het beheer van de bijbehorende gegevens.

In dit artikel gaan we dieper in op user provisioning.

User provisioning

User Provisioning, of gebruikersaccountprovisioning (account provisioning), is een deelproces binnen Identity en Access Management. Het is de technologie die ervoor zorgt dat gebruikersaccounts in de IT-infrastructuur en bedrijfsapplicaties automatisch worden aangemaakt, gewijzigd, uitgeschakeld en verwijderd. Deze acties zijn altijd het gevolg van personeelsveranderingen, zoals:

• Indiensttreding: Wanneer een nieuwe medewerker aan boord komt, wordt er een account voor hen aangemaakt.
• Promotie: Wanneer een medewerker een promotie krijgt, kan hun account worden gewijzigd om hen toegang te geven tot nieuwe systemen of functies.
• Uitdiensttreding: Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, wordt hun account uitgeschakeld of verwijderd.
• Trouwen/scheiden: De displaynaam en het e-mailadres worden (indien gewenst) aangepast.
• Overplaatsing: Wanneer een medewerker van de ene afdeling naar de andere wordt overgeplaatst, moeten hun toegangsrechten mogelijk worden aangepast om te reflecteren op hun nieuwe rol en verantwoordelijkheden.
• Tijdelijke vervanging: Als een medewerker tijdelijk wordt vervangen (bijvoorbeeld tijdens zwangerschapsverlof of langdurige ziekte), moet de vervanger mogelijk toegang krijgen tot bepaalde systemen of functies.
• Projecttoewijzing: Als een medewerker aan een specifiek project wordt toegewezen, moeten ze mogelijk toegang krijgen tot bepaalde projectgerelateerde systemen of functies.
• Beveiligingsupdate: In het geval van een beveiligingsupdate of -beleidswijziging, moeten mogelijk de toegangsrechten van meerdere of alle medewerkers worden aangepast.

Het beheer van gebruikersaccounts en rechten van medewerkers in het netwerk kan voor de ICT-afdeling een tijdrovende klus zijn. Veel van de informatie die zich in een personeelssysteem bevindt, is al voldoende om gebruikersaccounts te beheren. Denk bijvoorbeeld aan:

• NAW-gegevens
• Start- en einddatum van het contract
• Afdeling
• Functie
• ‘Manager-medewerker’-relatie

Door deze informatie te koppelen met het netwerk, kan het gebruikersbeheerproces volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd.

Waarom is User Provisioning belangrijk?

Provisioning speelt een cruciale rol in de moderne bedrijfsomgeving. Het is niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook van beveiliging, naleving van regelgeving, verbetering van de gebruikerservaring en kostenbesparing. Het belang kan niet worden onderschat, vooral in een tijd waarin organisaties steeds meer afhankelijk zijn van digitale technologieën en waarin de bedrijfsomgeving steeds complexer wordt. Hier zijn enkele redenen waarom het zo belangrijk is:

• Efficiëntie: Het handmatig aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikersaccounts kan een tijdrovend proces zijn, vooral in grote organisaties met veel medewerkers. Provisioning automatiseert dit proces, waardoor de IT-afdeling tijd bespaart die ze aan andere taken kunnen besteden.
• Beveiliging: Door het automatiseren van het user provisioning proces, wordt de kans op menselijke fouten, zoals het vergeten uit te schakelen van accounts van voormalige medewerkers, verminderd. Dit helpt om de beveiliging van de IT-infrastructuur te verbeteren.
• Compliance: Veel organisaties moeten voldoen aan bepaalde regelgevingen die eisen stellen aan hoe ze met gebruikersaccounts omgaan. Provisioning stelt organisaties in staat om aan deze eisen te voldoen door consistent en gecontroleerd beheer van accounts te garanderen.
• Gebruikerservaring: Provisioning zorgt ervoor dat medewerkers snel toegang krijgen tot de systemen en applicaties die ze nodig hebben om hun werk te doen. Dit verbetert de gebruikerservaring en kan de productiviteit verhogen.
• Kostenbesparing: Door het proces te automatiseren, kunnen organisaties de kosten die gepaard gaan met het handmatig beheren van gebruikersaccounts verminderen. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op de lange termijn.

Hoe werkt User Provisioning?

Een nieuwe medewerker treedt in dienst bij een bedrijf. De HR-afdeling voert de gegevens van de nieuwe medewerker in het HR-systeem in. Het User Provisioning systeem detecteert deze nieuwe invoer en maakt automatisch een account aan voor de nieuwe medewerker in alle systemen en applicaties die ze nodig hebben voor hun werk. Wanneer de medewerker later promotie maakt, werkt het systeem hun toegangsrechten automatisch bij. En wanneer de medewerker uiteindelijk het bedrijf verlaat, schakelt het systeem hun account automatisch uit of verwijdert het.

Provisioning is een proces dat in verschillende stappen kan worden opgedeeld. Hier is een algemeen overzicht van hoe het werkt:

1. Aanmaken van een account: Wanneer een nieuwe medewerker bij een bedrijf komt, maakt het systeem automatisch een account voor hem of haar aan, meestal op basis van de informatie die de HR-afdeling verstrekt. Het account bevat basisinformatie zoals de naam van de medewerker, hun functietitel, afdeling, en andere relevante details.
2. Toewijzing van rechten: Afhankelijk van de rol en verantwoordelijkheden van de medewerker, krijgen ze toegang tot bepaalde systemen, applicaties en data. Dit proces noemen we ook wel ‘rechtenbeheer’. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk te doen, maar niet meer dan dat.
3. Wijzigingen in het account: Gedurende de loopbaan van de medewerker kunnen er wijzigingen in hun account nodig zijn. Dit kan het gevolg zijn van een promotie, overplaatsing naar een andere afdeling, of andere veranderingen in hun rol. Deze wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in het User Provisioning systeem.
4. Uitschakelen of verwijderen van het account: Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, schakelt het systeem hun account uit of verwijdert het. Dit is een cruciale stap om te voorkomen dat voormalige medewerkers toegang blijven houden tot bedrijfssystemen en -informatie.

Het is belangrijk op te merken dat Provisioning niet alleen over individuele gebruikers gaat. Het kan ook betrekking hebben op groepen gebruikers, zoals afdelingen of teams. In dergelijke gevallen kan een groep gebruikers gezamenlijk toegang krijgen tot bepaalde systemen of applicaties.

De verschillende soorten van User Provisioning

User Provisioning kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, afhankelijk van de specifieke behoeften en omstandigheden van een organisatie. Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten User Provisioning:

• Handmatige User Provisioning: Dit is de meest basale vorm van User Provisioning, waarbij IT-medewerkers handmatig accounts aanmaken, wijzigen en verwijderen. Hoewel dit in kleine organisaties kan werken, is het meestal niet schaalbaar en kan het leiden tot fouten en inconsistenties.
• Geautomatiseerde User Provisioning: In dit scenario maakt, wijzigt en verwijdert het systeem accounts automatisch op basis van vooraf gedefinieerde regels en beleidslijnen. Dit kan aanzienlijk efficiënter en betrouwbaarder zijn dan handmatige provisioning, vooral in grotere organisaties.
• Self-Service User Provisioning: Hier kunnen gebruikers zelf bepaalde aspecten van hun account beheren, zoals het resetten van wachtwoorden of het bijwerken van hun contactgegevens. Dit kan de belasting op IT-afdelingen verminderen en de gebruikerstevredenheid verhogen.
• Gedecentraliseerde User Provisioning: In sommige gevallen verdelen verschillende afdelingen of teams de verantwoordelijkheden voor User Provisioning. Bijvoorbeeld, de HR-afdeling kan verantwoordelijk zijn voor het aanmaken van accounts voor nieuwe medewerkers, terwijl de IT-afdeling verantwoordelijk is voor het toewijzen van toegangsrechten.
• Geïntegreerde User Provisioning: Dit is een meer geavanceerde vorm van User Provisioning, waarbij het provisioningproces is geïntegreerd met andere systemen en processen binnen de organisatie. Bijvoorbeeld, wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, stuurt het HR-systeem automatisch een signaal naar het User Provisioning systeem om een account aan te maken.

Elk van deze benaderingen heeft zijn eigen voor- en nadelen, en de beste keuze hangt af van een verscheidenheid aan factoren, waaronder de grootte en complexiteit van de organisatie, de aard van de gebruikersbasis, en de specifieke beveiligings- en compliance-eisen.

Provisioning en Beveiliging

Provisioning speelt een cruciale rol in de beveiliging van een organisatie. Door het beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten te centraliseren en te automatiseren, kan het helpen om een aantal veelvoorkomende beveiligingsrisico’s te verminderen. Hier zijn enkele manieren waarop Provisioning bijdraagt aan de beveiliging:

• Minimaliseren van ongeautoriseerde toegang: Door ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot systemen en data, kan Provisioning helpen om ongeautoriseerde toegang en datalekken te voorkomen.
• Beheer van toegangsrechten: Provisioning maakt het mogelijk om de toegangsrechten van gebruikers nauwkeurig te beheren. Dit betekent dat gebruikers alleen toegang hebben tot de systemen en data die ze nodig hebben voor hun werk, wat het risico op onbedoelde of kwaadwillige schade vermindert.
• Snelle reactie op beveiligingsincidenten: In het geval van een beveiligingsincident, zoals een vermoeden van accountmisbruik, kan Provisioning het mogelijk maken om snel te reageren, bijvoorbeeld door een account onmiddellijk uit te schakelen.
• Compliance: Veel regelgevende normen, zoals de AVG, vereisen dat organisaties strikte controle hebben over wie toegang heeft tot bepaalde soorten data. Provisioning kan helpen om aan deze eisen te voldoen.
• Audit trails: Geautomatiseerde Provisioning systemen houden vaak gedetailleerde logs bij van alle wijzigingen in gebruikersaccounts en toegangsrechten. Dit kan waardevol zijn voor auditdoeleinden en kan helpen bij het onderzoeken van beveiligingsincidenten.

Hoewel Provisioning dus een belangrijke rol speelt in de beveiliging, is het belangrijk om te onthouden dat het slechts één onderdeel is van een uitgebreide beveiligingsstrategie. Je moet het aanvullen met andere beveiligingsmaatregelen, zoals sterke authenticatiemechanismen, regelmatige beveiligingsaudits, en het ontwikkelen van een cultuur van beveiligingsbewustzijn onder medewerkers.

Hoe Provisioning te implementeren in jouw organisatie

Het implementeren van Provisioning in jouw organisatie met HelloID kan een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie en beveiliging opleveren. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om dit te bereiken:

1. Analyseer jouw behoeften: Begin met het identificeren van de systemen en applicaties die jouw medewerkers gebruiken en de toegangsrechten die ze nodig hebben. Dit zal je helpen om te begrijpen welke functies je nodig hebt van een Provisioning oplossing.
2. Kies voor HelloID: HelloID biedt een krachtige en flexibele Provisioning oplossing die je kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Het biedt functies zoals geautomatiseerde accountcreatie en -verwijdering, gedetailleerde toegangscontrole, en integratie met een breed scala aan systemen en applicaties.
3. Configureer HelloID: Stel HelloID in om te werken met jouw systemen en applicaties. Dit omvat het instellen van de regels voor het automatisch aanmaken, wijzigen en verwijderen van accounts, en het definiëren van de toegangsrechten voor verschillende rollen binnen jouw organisatie.
4. Train je medewerkers: Zorg ervoor dat jouw medewerkers weten hoe ze HelloID moeten gebruiken en de voordelen ervan begrijpen. Dit helpt bij het bevorderen van de acceptatie van de nieuwe oplossing en draagt bij aan correct gebruik.
5. Monitor en pas aan: Na de implementatie van HelloID, is het belangrijk om de werking ervan te blijven monitoren en aan te passen indien nodig. Dit kan je helpen om eventuele problemen vroegtijdig te identificeren en ervoor te zorgen dat je Provisioning proces blijft voldoen aan de behoeften van jouw organisatie.

Met HelloID kan je organisatie profiteren van een gestroomlijnd en geautomatiseerd Provisioning proces, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd, de beveiliging wordt verbeterd en de naleving van de regelgeving wordt vergemakkelijkt. Neem contact op met ons team voor meer informatie over hoe HelloID jouw organisatie kan helpen.

Download flyer Download whitepaper