Het verhaal achter 25 jaar Tools4ever

Rond 2000 – toen de hele IT-markt vooral druk was met Millenium-projecten – besloot Jacques wat anders te gaan doen. Hij had inmiddels behoorlijk wat vlieguren gemaakt als software development manager bij een groot IT-bedrijf en wilde graag een eigen bedrijf opzetten. Met een paar oud-collega’s als eerste werknemers startte hij Tools4ever. 

Het verhaal van Tools4ever  

Tools4ever richtte zich op de ontwikkeling en verkoop van netwerkbeheersoftware en had een vliegende start dankzij een paar beheeroplossingen die Jacques had overgenomen van zijn voormalige werkgever. Zoals Freeping, een grafische tool om Windows machine te pingen, SpaceGuard om de geheugencapaciteit van servers te beheren en MonitorMagic om servers te monitoren. Zelf ontwikkelden we daarna UserMangemeNT, een tool voor de aanmaak en het beheer van gebruikersaccounts. Input waren CSV bestanden en met behulp van name generation konden gebruikers worden aangemaakt. Voor we het wisten kwamen er ook bestellingen uit het buitenland en openden we al kantoren in onder andere Frankrijk, Duitsland en de Verenigde Staten. Ook versterkte George het team als ontwikkelaar en later als operationeel directeur en werd Tjeerd mede-eigenaar en commercieel directeur.   

Van netwerkbeheer naar volwaardige identity producten

Tot dan waren we echt aan het pionieren. Als directeur sprak je met een klant en sleutelde je even later aan het koffiezetapparaat. Ontwikkelaars regelden ook de klantsupport en eigenlijk was het bij ieder klantverzoek ‘u vraagt, wij draaien’. Iedereen deed alles en samen hielden we de boel draaiend. Met steeds meer klanten en meer verzoeken was dat niet langer houdbaar. We besloten over te stappen op een doelgerichte langetermijnstrategie.   

SSRPM was ons eerste product waarmee gebruikers zelf hun wachtwoorden konden resetten, wat een enorme verlichting bood voor de helpdesk. Daarna introduceerden we Access Management en Single Sign-On met ESSOM, waarmee gebruikers sneller en veiliger toegang kregen tot hun applicaties. UMRA volgde als ons eerste volwaardige identity and access product. Dit platform was een doorontwikkeling van onze UserMangemeNT tool en automatiseerde de provisioning van user accounts en autorisaties. Ook konden helpdeskmedewerkers via ‘delegation forms’ aanvullende klantverzoeken verwerken. Met de UMRA-opvolger (IAM) konden klanten voor het eerst de volledige identity life cycle beheren vanuit een browser. 

Met die productontwikkeling waren we als bedrijf echt een nieuwe fase ingegaan. We organiseerden onze supportorganisatie en realiseerden een professionele development organisatie inclusief portfolio management. We bleven luisteren naar klanten, maar in plaats van ‘vragen en draaien’ vertaalden we die input naar een echte roadmap. We gebruikten de klantinput om onze productvisie aan te scherpen en onze producten steeds verder te verbeteren. Zo ontwikkelden we onszelf van een projectenbedrijf naar een productenleverancier.  

En door naar de cloud

De volgende mijlpaal was onze overgang naar de cloud. IAM was nog een on-premises product maar veel klanten migreerde gaandeweg hun IT-landschap naar de cloud. Ons antwoord daarop was HelloID, een volledige cloudgebaseerde ‘Identity-as-a-Service’ (IDaaS). Sindsdien hebben klanten hier geen omkijken meer naar het technische beheer en beschikken ze onder andere over een volledig geautomatiseerd identity lifecycle beheer aan de hand van gebruiksvriendelijke business rules. Daarnaast kunnen klanten met HelloID ook de verdere identity processen stroomlijnen en automatiseren.   

Dit betekende een enorme transformatie binnen Tools4ever. We investeerden in een volledig nieuw en toekomstvast platform waarmee we het potentieel van cloud-technologie echt benutten. We introduceerden een volwaardige DevOps ontwikkel- en beheerorganisatie waarbij iedere klant altijd over de meest actuele versie beschikt, voldoende capaciteit heeft en 24/7 operationeel is. We hebben alle beheersmaatregelen geïmplementeerd om de beschikbaarheid, verwerkingsintegriteit en de vertrouwelijkheid van klantgegevens te garanderen. En we tonen dit ook transparant aan met onze SOC 2 Type II auditverklaring. Hiervoor is de kwaliteit van onze cloud dienstverlening door een onafhankelijke auditorganisatie beoordeeld. Zo ontwikkelden we ons van productleverancier naar een internationale cloudprovider.  

Doelgericht naar tevreden klanten

Iedere stap in onze ontwikkeling begon met de vraag hoe we de tevredenheid van klanten konden verhogen. Onze eerste beheertools waren vooral ‘handige tools’ die we verder ontwikkelden aan de hand van individuele klantverzoeken. Die relatie werd gaandeweg hechter toen wij ons echt specialiseerden op identity management. Op dat onderwerp zijn we steeds meer echte gesprekspartners geworden. Wij kunnen de ervaringen, plannen en wensen van klanten gebruiken als input om onze productvisie te verbeteren. En omgekeerd kunnen we onze klanten steeds beter adviseren over de innovaties in ons vakgebied en hoe zij daarvan kunnen profiteren.   

We zijn ook echt trots dat veel klanten meerdere Tools4ever producten hebben afgenomen. Ze zijn klant geworden met UMRA of IAM en later overgestapt naar HelloID. Dat toont vertrouwen en we vinden integriteit en transparantie naar klanten dan ook cruciaal. Trainingen zijn gratis, alle documentatie is online beschikbaar en via de Tools4ever GitHub kan iedereen zelf aan de slag met onze connectors en add-ons. Ons doel is dat klanten zo weinig mogelijk afhankelijk zijn van ons, zoveel mogelijk zelf grip houden op het gebruik van het platform en nieuwe features en koppelingen zelf kunnen proberen en uitrollen. Zo hebben we inmiddels 800 klanten mogen aansluiten die ons gemiddeld waarderen met een 8,4!  

Daarvoor zijn ook onze partners enorm belangrijk. Met onze technologiepartners ontwikkelen we de HelloID connectors die nodig zijn om steeds meer systemen te kunnen aansluiten. Zo kunnen klanten HelloID naadloos integreren in hun IT-omgeving. En steeds meer HelloID uitrolprojecten worden verzorgd door onze implementatiepartners. Zij kennen ons platform in detail en kunnen de integratie zelfstandig realiseren waarbij wij fungeren als tweede lijn voor meer complexe vragen. Zo kunnen we samen onze klanten nog sneller en beter bedienen.  

En samen met onze mensen

Dat kan allemaal alleen maar lukken met enthousiaste mensen. We zijn organisch gegroeid van 3 naar 80 mensen in Nederland en we zijn er trots op dat veel collega’s zoals Farid, Arnout, Kaho en Ronald lang bij ons blijven en zich verder ontwikkelen binnen Tools4ever. Die medewerkerstevredenheid is voor ons ook cruciaal. Zo bewaren we een soort ‘collectief geheugen en verantwoordelijkheidsgevoel’ voor onze producten en klanten. De gewoonte gezamenlijk te lunchen op kantoor is in 25 jaar niet veranderd, er wordt nog steeds veel samen gesport en jaarlijks staat de Tools4ever wintersport vanzelfsprekend op de agenda. Klanten herkennen die cultuur en die betaalt zich ook uit als het spannend wordt. De keer dat we te maken kregen met een serieuze serviceverstoring zat in no-time iedereen op kantoor en is er dag en nacht doorgewerkt tot ‘we’ weer draaiden. Daar doe je het voor.  

De toekomst 

We automatiseren met HelloID de lifecycle van gebruikersaccounts en toegangsrechten en stroomlijnen alle omliggende processen. Zo hebben organisaties grip gekregen op hun rechtenbeheer.   

De komende jaren is de uitdaging om die grip te houden. Het IT landschap is veel complexer geworden, de dreigingen steeds serieuzer en de eisen uit wet- en regelgeving worden voortdurend strenger. Het maakt identity management inmiddels een ‘key succesfactor’ voor klanten en we breiden daarom onze aanwezige auditfunctionaliteit uit met een uitgebreide set aan governance functies zoals reconciliation en slimme role mining. Hiermee kunnen we onregelmatigheden in de configuratie herkennen en herstellen, zorgen we dat het platform altijd up to date blijft met alle wet- en regelgeving en kun je je rechtenconfiguratie optimaliseren.  

Daarbij zullen we steeds meer AI-hulpmiddelen gaan inzetten. Zo kan kunstmatige intelligentie straks helpen eventuele mismatches tussen HelloID en aangesloten systemen te herkennen en te herstellen. Ook kan AI een krachtig hulpmiddel worden om de HelloID business rules in grote, complexe en snel veranderende organisaties toch eenvoudig samen te stellen, up-to-date te houden en verder te optimaliseren. Het zijn zomaar enkele voorbeelden richting het grotere doel om HelloID steeds intuïtiever, wendbaarder en adaptiever te maken. Wij gaan ervoor!