Geef nieuwe medewerkers een vlotte start

Het is dé manier om enthousiasme over je nieuwe baan de kop in te drukken: een half uur moeten wachten bij de receptie, nieuwe baas en collega’s die amper tijd hebben, pasje en laptop die nog niet klaar zijn en de dag eenzaam afsluiten aan een bureau met een stapel leesvoer. Niet alleen jijzelf zal thuis de eerste twijfels hebben over waar je terechtgekomen bent. Ook als werkgever word je hier natuurlijk niet beter van.

Zo los je de personeelsschaarste niet op

Ieder HR-professional zal je direct vertellen dat bij zo’n chaotische of zelfs ontbrekende onboarding de kans een stuk groter is dat iemand weer snel op zoek gaat naar iets anders. Bij een onderzoek van HR- en payrol-specialist Paychex bleek slechts de helft van de medewerkers echt tevreden over hun recente onboarding. Van de tevreden medewerkers gaf 70% aan langer bij de organisatie te willen blijven, terwijl dit bij medewerkers zonder goede begeleiding slechts 10% was.

Dit kun je je als werkgever natuurlijk niet permitteren in een markt waarin je moet concurreren om personeel. Het is schadelijk voor je zogeheten employer branding en los daarvan ook een enorme financiële schadepost. De nationale vacaturebank becijferde recent nog dat een vacature zomaar twee maanden doorlooptijd kost om in te vullen en de wervingskosten ervan gemiddeld twee maandsalarissen. En dat is een gemiddelde, dus er zijn volop werkgevers en sectoren waar deze cijfers nog hoger liggen. Daar komen de verspilde trainingskosten nog bij als iemand na een paar maanden weer vertrekt.

Ook de productiviteit blijft een probleem

Bovendien lever je met zo’n gebrekkige onboarding direct in op je productiviteit. Niet alleen blijft er werk liggen als iemand weer snel vertrekt, maar het duurt ook veel langer om een nieuwe medewerkers productief te krijgen. Terwijl vooral in de primaire processen van organisaties de tijdsdruk enorm is, er voortdurend plekken moeten worden ingevuld en je mensen dus zo snel mogelijk zelfstandig wilt krijgen.

De zorg is een typisch voorbeeld van een sector waarin je wilt dat nieuwe medewerkers snel zelfstandig diensten kunnen draaien. De werkdruk is hier hoog, patiënten kunnen vaak niet wachten en tegelijkertijd is er veel doorstroming en worden er regelmatig inhuurkrachten ingeschakeld; bijvoorbeeld om ziekte of vakantieverlof in te vullen maar ook om een plotselinge piek in te vullen zoals tijdens de Corona crisis.

Dat kan in principe ook, aangezien in de zorg de deskundigheidseisen vaak duidelijk omschreven zijn en er veel wordt gewerkt met standaardprotocollen. Hierdoor kan een gekwalificeerde medewerker normaliter snel zelf aan de slag, mits op de eerste dag wel direct de kleding, telefoon, accounts, toegangspasje en verdere gegevens beschikbaar zijn. Niemand is gefrustreerder dan een professionele en gedreven verpleegkundige die langs de kant moet staan, omdat hij of zij geen toegang heeft tot systemen en de juiste spullen nog niet heeft. De kwaliteit van de onboarding heeft dus direct invloed op de arbeidsproductiviteit van organisaties.

Goede onboarding en preboarding

Kortom, er is een uitstekende businesscase voor een goede en professionele onboarding; het helpt je HR-manager bij het verbeteren van je employer branding en retentiebeheer terwijl teammanagers direct de vruchten plukken van medewerkers die sneller zelfstandig aan de slag kunnen.

Veel werkgevers hebben daarom inmiddels stevige stappen gezet om hun onboarding veel professioneler te maken. Bij een goede onboarding doorloopt de medewerker een helder stappenplan vanaf de dag dat hij of zij het contract tekent. Je krijgt een eigen mentor die verantwoordelijk is voor je begeleiding, er is een duidelijk trainingsplan en op de dag van je onboarding liggen zaken als een laptop, telefoon en toegangspasje klaar. En uiteraard heb je tijdig digitaal toegang tot alle systemen en gegevens die je nodig hebt. Dat is helemaal belangrijk nu steeds meer functies hybride worden ingevuld en ook de onboarding vaak deels thuis wordt doorlopen. Juist remote en hybride werknemers bleken in het Paychex onderzoek kritisch over hun onboarding ervaringen.

Ook laten veel partijen nog kansen liggen in de periode tussen het tekenen van je contract en de daadwerkelijk startdatum. Juist dan willen mensen al heel graag meer weten over waar ze straks gaan werken en hebben ze vaak ook allerlei praktische vragen. Daarom investeren steeds meer organisaties naast hun onboarding ook aan een zogeheten preboarding. Mensen krijgen dan al ruim voor de startdatum toegang tot de mail, intranet en de bedrijfssystemen. Via een online instructieprogramma kun je bijvoorbeeld al uitgebreider kennis maken met de nieuwe afdeling, werkzaamheden en kun je alvast de nieuwe software uitproberen. Ook krijg je al toegang tot het HR portal en ontmoet je al online de nieuwe medewerkers en manager. Zo weet je al voor de eerste dag een stuk beter waar je bent terechtgekomen.

Zo’n moderne onboarding en preboarding heeft alleen maar voordelen. De directe manager ontvangt een nieuwe medewerker die sneller productief kan zijn en als medewerker voel je je natuurlijk een stuk prettiger als niet alles volledig nieuw is en je direct iets kunt bijdragen.

Slimme onboarding en preboarding met HelloID

Als IAM specialist zijn we ook steeds vaker betrokken bij de onboarding en preboarding plannen van onze klanten. Voor de informatievoorziening, online tutorials en onboarding workflows maak je uiteraard gebruik van andere systemen, maar HelloID zorgt ervoor dat iedere nieuwe medewerker tijdig toegang krijgt tot de juiste applicaties en gegevens. Een paar voorbeelden:

• Een werkgever activeert bijvoorbeeld 30 dagen vóór iemands onboarding alvast alle IT-faciliteiten inclusief de juiste accounts en toegangsrechten. Wel blijven automatisch alle gevoelige gegevens geblokkeerd tot de daadwerkelijke onboarding dag.
• HelloID kan ook automatisch vast een service management account aanmaken in bijvoorbeeld TOPdesk. Via een automatische workflow zorg je ervoor dat op de dag van de onboarding fysieke zaken als laptops, smartphones en toegangspasjes klaarliggen.
• Magentazorg is een voorbeeld van een zorginstelling dat alvast het zorgsysteem (Nedap Ons) heeft opgenomen in haar preboarding. Zo kun je als nieuwe medewerker al rustig kennis maken met de software, je geplande roostergegevens vast inzien en zelfs al eigen roosterverzoeken indienen. Daarbij is via HelloID ingesteld dat je tot de dag van de onboarding nog geen cliëntgegevens kunt inzien.

Voor Magentazorg was deze stap naar preboarding ook heel belangrijk. Ze vertelden hier meer over in onze case study:

“Voorheen kregen nieuwe medewerkers pas bij hun onboarding toegang tot de IT-systemen. Echt een spookbeeld want dan is alles nieuw terwijl jij die eerste dag gewoon lekker aan de slag wilt. Dat hebben we nu opgelost en een nieuwe medewerker krijgt al een maand toegang tot intranet en de systemen.”

Identity lifecycle management vanaf je pre-boarding

Zo kun je met HelloID de automatische verstrekking van accounts en toegangsrechten configureren voor je preboarding en onboarding. We kunnen business rules zo instellen dat nieuwe medewerkers bijvoorbeeld 30 dagen vóór de aanvangsdatum al de juiste accounts en rechten krijgen aan de hand van iemands rol, afdeling en andere eigenschappen. En door mensen dan eerst een tijdelijke rol te geven voorkom je dat ze direct al toegang krijgen tot gevoelige gegevens. Op de dag van de onboarding schakel je automatisch over op iemands definitieve rol zodat de medewerker dan direct over alle rechten beschikt om het werk te kunnen doen. Benieuwd hoe dit precies werkt? Ontdek hier alles over het gebruik van de Provisioning Module voor automatisch account- en rechtenbeheer.