Slimmer, leuker en zelfs korter werken?

Het wordt voortaan rustig op vrijdag bij onze partner AFAS. Vanaf 2025 voert het bedrijf voor iedereen een vierdaagse werkweek in. Vrijdag wordt een ontwikkeldag die iedere medewerker vrij kan invullen. Er blijft natuurlijk een serviceteam bereikbaar voor noodgevallen maar de rest van het personeel is die dag niet aan het werk. Op deze dag kunnen ze bijvoorbeeld met het gezin naar het park, een familielid of de buurvrouw helpen als mantelzorger, of vrijwilligerswerk doen in het buurtcentrum. Niemand levert salaris in en de verdere arbeidsvoorwaarden blijven ongewijzigd. En werkte je nu al vier dagen per week dan ga je er qua salaris op vooruit. Kortom, voor AFAS medewerkers begint volgend jaar prachtig. Hooguit kijken hun buren soms een tikkie jaloers als zij wel vrijdag naar hun werk vertrekken.

Kan dat zomaar?

Niet ieder bedrijf kan uiteraard zomaar een 4-daagse werkweek invoeren. Onder de streep moet er natuurlijk wel geld worden verdiend, zeker als je beseft dat de mensen hetzelfde blijven verdienen en het personeel ook niet harder hoeft te werken in de resterende dagen.

Dat kan alleen omdat er een duidelijk plan achter zit en er goed over is nagedacht. Als IT-specialist ziet het bedrijf al jarenlang de productiviteit van de medewerkers enorm toenemen – met 650 procent in 25 jaar – en die ontwikkeling zien ze ook gewoon doorlopen. Er is al die jaren ook bewust op ingezet door slimmere werkmethodes te bedenken, steeds verdergaande automatisering en het toepassen van kunstmatige intelligentie. De AFAS-medewerkers hebben samen het bedrijf steeds slimmer laten werken, waardoor het nu mogelijk is om in één dag minder hetzelfde werk te doen.

Maar er is meer. Het is ook een investering in de werknemers die zichzelf kan terugverdienen. De extra vrije dag wordt niet voor niets ontwikkeldag genoemd. Niemand wordt tegengehouden als hij of zij op de vrije dag wil Netflixen, maar de verwachting is dat veel mensen in ieder geval een deel van de extra tijd gaan gebruiken voor persoonlijke ontwikkeling of maatschappelijk nuttige dingen. Zoals het volgen van een cursus, meer sporten, tijd besteden aan de kinderen of aan de slag gaan als vrijwilliger. Een persoonlijke verrijking waarvan direct of indirect vaak ook het bedrijf de vruchten plukt. Een beter opgeleide collega laat ook je bedrijf beter draaien, een gezondere medewerker haakt minder snel af en iemand die minder hoeft te piekeren over de zorg voor een familielid heeft z’n hoofd leeg om zomaar die briljante inval te krijgen voor een probleem waar ze al tijden mee worstelen. Kortom, er zit wel degelijk een win-win gedachte achter.

Hoe werkt dat slimmere werken?

Waar moet je aan denken bij dat slimmer werken? Dan kun je natuurlijk aan allerlei losse innovaties denken, variërend van online solliciteren tot manieren om de energiekosten te verlagen. Maar voor een IT-organisatie als AFAS gaat het er natuurlijk vooral om de hele ontwikkeling en dienstverlening structureel steeds beter te stroomlijnen. In veel organisaties zijn veel mensen nog een behoorlijk deel van de tijd druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen; het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit en de productiviteit niet ten goede. Voor AFAS is het daarom belangrijk dat ze administratief werk zoveel mogelijk automatiseren, zodat werk leuker wordt en mensen tijd overhouden. Het bedrijf zet dus nog nadrukkelijker in op innovatie en efficiëntie. Zo is bijvoorbeeld de support al steeds meer proactief ingericht: door het gebruik van de software actief te monitoren ziet men problemen aankomen en wordt er proactief ingegrepen om incidenten te voorkomen. Ingepland en proactief werken is leuker en kost onder de streep minder dan reactief problemen oplossen.

Kan Tools4ever hierbij helpen?

Absoluut! Tools4ever en AFAS werken vaak samen om bij organisaties processen te stroomlijnen en te automatiseren en we zijn dan samen bezig de bedrijfsvoering voor klanten slimmer, efficiënter en leuker te maken.

Zo zorgen we als IAM specialist dat nieuwe collega’s al op hun eerste dag een vlekkeloze onboarding krijgen. Ze hebben direct toegang tot alle relevante applicaties, afgestemd op hun rol binnen de organisatie op basis van de informatie zoals geregistreerd in AFAS. Ook latere naamswijzigingen bij medewerkers (bijvoorbeeld bij trouwen of scheiden), functiewijzigingen of verandering in kostenplaats of locatie worden probleemloos automatisch uitgevoerd in een HR-systeem zoals AFAS. We kunnen die automatisering bovendien steeds verder uitbreiden omdat we via onze bibliotheek met connectors gaandeweg steeds meer bron- en doelsystemen aan ons HelloID platform kunnen koppelen. Het scheelt enorm als je weet dat dit soort zaken gewoon goed geregeld zijn. Het werkt een stuk rustiger om even tijd te hebben voor een kop koffie met een collega in plaats van een kwartier te wachten aan de helpdesk.

Daarmee wordt het voor die IT support collega’s ook een stuk prettiger. In moderne, dynamische organisaties kan het zomaar gebeuren dat jaarlijks 20 procent van de gebruikers instroomt, uitstroomt of wijzigingen in de toegangsrechten nodig heeft. En als je weet dat zoiets handmatig zo maar een kwartier of zelfs een half uur kan kosten – nog los van de daadwerkelijke doorlooptijd – kan het zomaar gebeuren dat een of meer IT-collega’s de hele dag bezig zijn met vervelende administratieve wijzigingen. Als je dat kunt automatiseren dan handelt jouw organisatie efficiënt, compliant en verantwoordelijk. Dit maakt het werk aanzienlijk plezieriger voor medewerkers en stelt IT-er in staat om zich te concentreren op de echte uitdagingen.

Zo zie je, automatiseringen maken het werk veiliger, slimmer, leuker en nuttiger. Zodat bij steeds meer organisaties de medewerkers op vrijdag lekker naar hun yogales kunnen in plaats van naar de zaak. Meer weten hoe HelloID jouw medewerkers en IT-team het werk prettiger en efficiënter maakt? We vertellen je het graag in onze whitepaper of neem contact met mij op.