Service Automation – Workflows
Gebruikers kunnen allerlei producten nodig hebben, zoals een specifieke applicatie, nieuwe mailbox of aanvullende opslagruimte. Dankzij de Service Automation-module van de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID kunnen gebruikers dit soort IT-middelen zelf aanvragen op het moment dat zij nodig hebben. Geautomatiseerde workflows stroomlijnen het verwerken van deze aanvragen en toekennen van de juiste middelen. In dit blog lees je meer over het werken met deze workflows, de mogelijkheden en de voordelen.
In dit artikel
Wat zijn workflows?
Een onderdeel van Service Automation in HelloID is Self-Service. Via deze functionaliteiten kunnen werknemers zonder tussenkomst van de servicedesk allerlei IT-resources aanvragen. Geautomatiseerde workflows spelen een onmisbare rol bij de afhandeling van dergelijke verzoeken en besparen je veel tijd. Zo hoef je aanvragen niet handmatig ter goedkeuring door te zetten naar de juiste persoon en hoef je niet te controleren of een persoon aan de voorwaarden voor een product voldoet.
Voldoet de aanvrager aan de eisen en is het verzoek goedgekeurd? Dan kent HelloID Service Automation dankzij workflows automatisch het aangevraagde product toe aan de gebruiker.
Drie standaard workflows
Binnen HelloID zijn standaard drie goedkeuringsworkflows beschikbaar. We zetten de verschillen kort uiteen:
- Approval by resource owner: Deze workflow legt verzoeken van gebruikers voor aan de eigenaar van het product, ook wel de ‘resource owner’ genoemd. Indien deze de aanvraag goedkeurt, voert HelloID dankzij deze workflow de actie automatisch uit.
- Approval by manager: In dit geval legt de workflow een aanvraag van de gebruiker ter goedkeuring voor aan de manager van deze gebruiker. Keurt de manager de aanvraag goed? Dan kent HelloID dankzij deze workflow automatisch het aangevraagde product toe.
- Auto approve: Ook bij deze workflow legt HelloID aanvragen van gebruikers neer bij de producteigenaar. Is het verzoek echter niet binnen dertig dagen behandeld? Dan keurt HelloID de aanvraag automatisch toe en maakt het aangevraagde product voor de gebruiker beschikbaar.
Approval workflows configureren
Workflows zijn overigens niet in beton gegoten en op maat aanpasbaar. Ook kan je zelf workflows creëren en volledig inrichten op basis van jouw voorkeuren en wensen. Daarbij zijn tal van configuratieopties beschikbaar. Zo kan je onder meer instellen of HelloID e-mailnotificaties verstuurt naar goedkeurders. Prettig, wat zo voorkom je dat aanvragen aan de aandacht ontschieten. Je kunt daarnaast configureren of je de aanvrager met behulp van notificaties op de hoogte wilt houden van de voortgang van de aanvraag.
Ook stel je in hoe je aanvragen wilt laten goedkeuren. Hiervoor biedt HelloID een drietal opties:
- Via de inbox van de goedkeurder in HelloID: De IAM-oplossing kan een overzicht tonen van alle openstaande aanvragen. Ook is in HelloID een historie beschikbaar van afgehandelde aanvragen.
- Via de e-mail van de goedkeurder: Je kunt voor iedere aanvraag een e-mailnotificatie sturen naar de goedkeurder. Indien gewenst kan je hierin direct een knop voor het goedkeuren of juist afkeuren van aanvragen opnemen. Indien de goedkeurder binnen 24 uur op de aanvraag reageert, is het niet nodig hiervoor in te loggen op HelloID.
- Automatische actie: HelloID kan aanvragen ook geheel automatisch verwerken. De IAM-oplossing controleert in dit geval automatisch of een aanvrager aan de voorwaarden voldoet voor het opgevraagde product. Op basis hiervan keurt HelloID de aanvraag automatisch goed of juist af.
Wie beoordeelt aanvragen?
Een belangrijk onderdeel van het configureren van workflows is bepalen aan wie je aanvragen voorlegt. HelloID kent hiervoor drie opties:
- Resource owner: Per product kan je een zogeheten ‘resource owner groep’ opstellen. Alle personen die je opneemt in deze groep zijn als resource owner gekoppeld aan het product.
- Manager: In dit geval leg je een aanvraag neer bij de manager van de aanvrager van het product.
- Custom filter: Deze optie biedt je veel vrijheid en flexibiliteit. Zo kan je bijvoorbeeld het goedkeuren van aanvragen neerleggen bij een medewerker van een specifieke afdeling of personen met een specifieke functie.
Je bepaalt zelf of je een aanvraag door één persoon laat goedkeuren, of dat je meerdere personen zich over een aanvraag laat buigen. Voor de laatste optie biedt HelloID meerdere mogelijkheden:
- All users must approve: Alle goedkeurders moeten een aanvraag goedkeuren. De volgorde van goedkeuring is hierbij irrelevant.
- All users must approve in sequence: Ook in dit geval moeten alle goedkeurders met een aanvraag akkoord gaan voordat deze wordt toegekend. De volgorde waarin je dit doet, is vastgelegd in de workflow, waarbij HelloID de aanvraag telkens voorlegt aan de volgende goedkeurder totdat alle partijen deze hebben beoordeeld.
- Any user must approve: In dit geval wijs je meerdere goedkeurders toe. HelloID voert de actie uit zodra één van deze personen akkoord is met de aanvraag.
Aan de slag
Wil je meer ontdekken over HelloID Service Automation? Meer informatie vind je hier. Heb je vragen? Neem contact met ons op; onze experts staan voor je klaar!
Geschreven door:
Sjoerd van Dijk