Service Automation – Delegated forms importeren
Het standaardiseren van repetitieve taken kan veel tijd besparen en de service- of helpdesk in belangrijke mate ontlasten. Delegated forms, onderdeel van HelloID Service Automation, bieden deze mogelijkheid. Niet alleen stroomlijn je hiermee het uitvoeren van veel taken, ook kan je taken dankzij de gebruiksvriendelijke formulieren delegeren naar andere medewerkers. In dit artikel lees je meer over Delegated forms, de manier waarop deze formulieren jouw servicedesk ondersteunen en hoe je hiermee aan de slag kunt.
In dit artikel
Wat zijn Delegated forms?
De module Service Automation van de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID van Tools4ever kan je veel tijd besparen. De module helpt je bij het automatiseren van veelvoorkomende, repetitieve en saaie taken, en vergroot daarmee de productiviteit. Zo kunnen jij en je collega’s zich richten op taken die meer toegevoegde waarde bieden. HelloID Service Automation biedt hiervoor meerdere mogelijkheden, waaronder Delegated forms. Dit zijn formulieren waarmee je taken kunt standaardiseren en daarnaast kunt delegeren naar andere medewerkers. Zo kunnen deze collega’s allerlei taken uitvoeren, zonder dat zij hiervoor verregaande technische kennis en/of rechten nodig hebben.
Formulieren importeren en aanpassen
Delegated forms kan je inzetten voor het standaardiseren van een breed scala aan taken. In de praktijk zien we dat er een aantal veelvoorkomende scenario’s zijn waarvoor de formulieren gebruikt worden. Voor deze scenario’s bieden we een reeks standaardformulieren aan, die je vanuit onze GitHub repository direct in HelloID kunt importeren. Prettig, want zo kan je snel en makkelijk met Delegated forms aan de slag. De formulieren in onze GitHub repository zijn in veel gevallen gericht op het standaardiseren van taken in Active Directory of Entra ID, voorheen bekend als Azure AD. De formulieren bieden allerlei mogelijkheden, waaronder:
- Accounts aanmaken en beheren
- Groepslidmaatschappen beheren
- Wachtwoorden resetten
- Telefoonnummers wijzigen
- Groepen aanmaken en beheren
- Mailboxen aanmaken en beheren
- Mailboxrechten beheren
Iedere organisatie is uiteraard anders. Met behulp van enkele variabelen pas je de formulieren eenvoudig aan op jouw situatie en wensen. Na het invullen van deze variabelen werken de formulieren direct. Wil je een aangepaste variant van een bestaand formulier maken? Met een druk op de knop kopieer je het formulier, waarna je deze naar wens kunt aanpassen.
Wie kan een formulier gebruiken?
Een belangrijk voordeel van Delegated forms is de mogelijkheid tot het delegeren van taken naar non/semi-skilled helpdeskmedewerkers en key users binnen je organisatie. Key users zijn laagdrempelig benaderbare medewerkers op de werkvloer, die bepaalde taken voor hun collega’s kunnen uitvoeren. Zij ontlasten zo de servicedesk. Wie met Delegated forms mag werken bepaal je tot in detail. Je verleent per formulier individuele gebruikers of gebruikersgroepen toegang, waarbij je gebruikersgroepen kunt koppelen aan Active Directory of Entra ID. Zo blijf je zelf aan de knoppen staan en houd je de touwtjes in handen.
Delegated forms beheren
Als HelloID-beheerder neem je het beheer van Delegated forms op je. Na het initieel opstellen en configureren van een formulier, gaat het onder meer om het finetunen hiervan. Denk aan het toevoegen, aanpassen of juist verwijderen van specifieke velden, maar ook aan het inbouwen van logica of aanpassen van de acties waartoe een ingevuld formulier kan leiden. Vanuit Tools4ever ondersteunen we je hierbij uiteraard. Zo bieden we trainingen aan die je als HelloID-beheerder op weg helpen met HelloID, waarbij ook uitgebreid aandacht is voor het werken met en beheren van Delegated forms. Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk ons trainingsaanbod hier.
Aan de slag
Wil je aan de slag met Delegated forms? Een kort stappenplan helpt je op weg:
- Identificeer de top tien meest voorkomende taken
- Importeer de gerelateerde formulieren vanuit GitHub
- Pas de formulieren aan op jouw situatie en wensen
- Test de formulieren en rol deze uit naar relevante gebruikers
- Finetune de formulieren op basis van gebruikerservaringen
Wil je meer weten over HelloID Service Automation? Meer informatie is hier beschikbaar. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op; onze experts staan voor je klaar!
Geschreven door:
Ron Kuper