Flexwerkers inhuren zonder stress: Tips voor de vakantieperiode

Planners en teamleiders staan iedere vakantieperiode weer voor de uitdaging voldoende flexwerkers aan te trekken. Lukt dat niet? Dan moet er in het ergste geval hetzelfde werk met minder zorgverleners uitgevoerd worden. Vakantieperiodes zijn voor veel planners, teamleiders én zorgmedewerkers dan ook een bron van stress. Hoe zorg je dat een flexkracht optimaal aan de slag kan en toegang heeft tot de juiste systemen en gegevens? En hoe dring je de stress rondom het managen van flexwerkers terug? In dit artikel gaan we dieper in op deze vragen. 

De uitdagingen bij het vinden van flexwerkers

Veel zorgorganisaties beschikken intern over een flexibele schil van flexwerkers. Indien hier onvoldoende flexwerkers beschikbaar zijn, kunnen zij terugvallen op externe bureaus. Het inschakelen van een flexwerker brengt traditioneel veel werk met zich mee. Zo moeten planners en teamleiders veelvuldig bellen, mailen of in meerdere systemen werken om openstaande diensten in te kunnen vullen. 

Verandert een dienst onverhoopt, bijvoorbeeld doordat de dienst op een ander tijdstip start of de flexwerker op een andere locatie aan de slag moet? Dan is ook het wijzigen of afzeggen van afspraken tijdrovend en moet je in veel gevallen met meerdere partijen schakelen. Lukt dat niet? Dan loop je het risico mensen dubbel in te plannen, met onnodige kosten tot gevolg.

Werken met flexwerkers zet planners en teamleiders dan ook onder druk. In sommige gevallen leidt deze druk ertoe dat zij niet in lijn met het beleid handelen. Zo is binnen veel zorgorganisaties vastgelegd dat planners en teamleiders eerst in de eigen flexpool moeten zoeken naar flexwerkers voordat zij externe bureaus mogen benaderen. Door drukte, noodzaak, spoed en veel handmatige handelingen, zien we in de praktijk dat dit beleid niet wordt opgevolgd. Zo wachten planners en teamleiders reacties vanuit de eigen flexpool niet af, en schakelen al snel externe bureaus in. 

Ook is het proces rondom het zoeken en aantrekken van flexwerkers niet altijd gestructureerd en duidelijk vastgelegd. Zo is lang niet altijd duidelijk wie het zoeken van een flexkracht op zich neemt. Als er een flexkracht is gevonden, is dit vaak niet direct zichtbaar voor de afdelingshoofden of teams, waardoor dit miscommunicatie oplevert. Dit kan niet alleen leiden tot dubbel werk, maar ook dat het zoeken van vervanging juist blijft liggen. 

Slimme software biedt uitkomst 

Met behulp van de juiste software kunnen zorgorganisaties een belangrijk deel van deze stress wegnemen. Een voorbeeld is Elanza, software die zorgorganisaties helpt met het invullen van openstaande diensten met de juiste flexkrachten. De software neemt je veel werk uit handen en vereenvoudigt het werk van planners en teamleiders op diverse vlakken. 

Elanza is beschikbaar als platform, dat slim integreert met je bestaande IT-omgeving. Dit betekent in de praktijk dat je werkt vanuit je eigen plansysteem. Via een koppeltool deel je openstaande diensten automatisch met de juiste flexschillen. Je draait  daarbij zelf aan de knoppen en stelt de koppeltool naar wens in. Zo bepaal je zelf de gewenste volgorde en tijd waarin je diensten deelt met flexschillen. Ook kan je instellen dat je automatisch eerst intern in de eigen flexpool zoekt, en pas daarna extern. 

Het platform verzorgt daarnaast alle communicatie met zorgverleners of externe bureaus. Prettig, want dit neemt je veel werk uit handen. Wijzigt een dienst bijvoorbeeld onverhoopt of zoek je met spoed een flexkracht voor het invullen van een dienst? Elanza zorgt dat de juiste mensen en partijen direct op de hoogte zijn. Het platform voorkomt daarnaast dubbele boekingen, bijvoorbeeld indien een vaste medewerker  toch kan werken.. Het platform  neemt ook de financiële afwikkeling voor haar rekening. Zo houdt het platform automatisch bij welke flexwerker welke dienst en tarief heeft gedraaid en zorgt via reverse billing of pro forma facturen voor juiste financiële afronding. 

Flexwerkers de juiste toegang geven 

Nagenoeg iedere zorgorganisatie vertrouwt op diverse oplossingen en platforms voor het kunnen leveren van optimale zorg. Een belangrijk aandachtspunt bij het inschakelen van een flexwerker is dan ook het beschikbaar maken van de accounts en autorisaties die hij of zij nodig heeft. Zijn deze niet op tijd  beschikbaar? Dan kan dit de productiviteit ernstig aantasten of het uitvoeren van werk zelfs verhinderen. Kunnen flexwerkers bijvoorbeeld niet bij gegevens of kunnen zij niet vastleggen wat zij voor cliënten hebben gedaan? Dan kan dit invloed hebben op de registratie én inzage in de kwaliteit van de zorg die je biedt.

Tegelijkertijd werken flexwerkers doorgaans zeer wisselende diensten. Dit brengt dagelijks veel mutaties met zich mee in de systemen waarvan zij gebruik maken. Het handmatig verwerken van deze mutaties is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Zo kunnen accounts en autorisaties door menselijke fouten niet of te laat beschikbaar zijn, of trek je rechten juist te laat in. Flexwerkers die je niet meer inhuurt houden hierdoor ten onrechte toegang tot systemen en (gevoelige) gegevens, met zowel security- als compliance-problemen tot gevolg. 

De integratie van Elanza met de IAM-oplossing HelloID biedt uitkomst. De IAM-oplossing garandeert dat de medewerker tijdig de benodigde accounts en autorisaties heeft om aan de slag te gaan. Huur je een flexwerker niet meer in? Dan weet je dankzij de integratie met HelloID zeker dat accounts en autorisaties ook tijdig zijn ingetrokken en voorkom je ongeautoriseerde toegang.

Een combinatie van de juiste software en integraties maakt het inhuren van flexwerkers en beheren van zowel de gebruikersaccounts als autorisaties die zij nodig hebben een stuk minder stressvol. Zo stel je zeker dat de kwaliteit van de zorg die je levert altijd op peil blijft, ongeacht of je met vaste krachten of flexwerkers werkt. Wil je meer weten over de koppeling tussen Elanza en HelloID? Kijk dan hier.