Prijsstijging van 11% voor Microsoft Cloud licenties
Microsoft kondigde recent voor de tweede keer in korte tijd een prijsverhoging aan. Dit keer betrof het een stijging van 11% voor haar clouddienstverlening binnen Europa. Deze verhoging is bedoeld om lokale prijzen (in ons geval in euro’s) te harmoniseren met Microsoft’s prijslijst in dollars. Vanaf nu zal 2x per jaar zo’n valutavergelijking plaatsvinden, waarbij dan in principe ook prijsverlagingen mogelijk zijn.
Zo’n aankondiging triggert altijd vragen over de kosten van SaaS diensten en het beheersen daarvan. SaaS is populair vanwege het schaalbare ‘Pay per Use’ of ‘Pay as you Go’ concept zonder grote investeringen vooraf of langlopende financiële verplichtingen. Tegelijkertijd merken klanten dat het lastig is om echt zicht te krijgen op die variabele kosten. Iedereen die zich verdiept in zijn maandelijkse SaaS facturen komt toch vaak onverwachte ‘bleeders’ tegen. Want dat is de andere zijde van de flexibiliteit: mismanagement leidt zomaar tot hogere kosten.
Zo’n prijsverhoging van de marktleider is uiteraard ook niet leuk maar hoort er nou eenmaal gewoon bij. Overbodige licenties en inactieve accounts zijn echter dingen waarmee je zelf aan de slag kunt. En dan blijkt je Identity en Access Management oplossing een heel belangrijk hulpmiddel. Hoe dat werkt laten we je hieronder zien.
In dit artikel
Meer dan 30% onnodige SaaS kosten?
Hoe belangrijk is het eigenlijk om grip te houden op je SaaS kosten? Hebben we het over nu en dan een ongebruikte account of gaat het om serieuze bedragen? In veel gevallen dat laatste. Veel organisaties besteden inmiddels het overgrote deel van hun IT budget aan SaaS diensten. Ze hebben doelbewust de migratie gemaakt naar een cloud-centric strategie en daarbij zowel de kantoorautomatisering (Microsoft 365 of Google Workspace), de HR-systemen, financiële applicaties en verdere bedrijfstoepassingen naar de cloud verplaatst. Volgens de meest recente prognose van Gartner nadert de wereldwijde public cloud dienstverlening in 2023 al bijna de grens van 600 miljard dollar, terwijl we het afgelopen jaar de 500 miljard nog niet eens hadden bereikt. Een groei van meer dan 20%. Concreet betekent het dat organisaties jaarlijks vaak duizenden euro’s per gebruiker aan cloud licenties betalen.
Een enkel ongebruikt account is dan wellicht geen probleem, maar de bedragen kunnen snel aantikken. Cijfers van SaaS management specialisten zoals Zylo en Flexera tonen dat meer dan 30% van de clouduitgaven slapende gebruikerslicenties betreffen. Variërend van een individuele applicatielicentie – eenmalig nodig voor een project maar vervolgens nooit opgezegd – tot en met medewerkers die allang uit dienst zijn maar waarvan het account nog volledig actief is, inclusief alle bijbehorende applicaties. In dat geval kun je als organisatie zomaar tonnen kwijtraken aan onnodige cloudlicenties.
Onnodige licentiekosten voorkomen met HelloID
Met de cloud Identity en Access Management oplossing HelloID beschik je op ieder gewenst moment over een overzicht van de uitgegeven gebruikersaccounts en de daaraan gekoppelde applicatierechten. Managers en licentiebeheerders hebben zo altijd inzage in wie toegang heeft en wat de IT-voetafdruk is van hun afdeling of bedrijfsproces. Belangrijker is echter dat HelloID ook automatisch kan zorgen dat alleen nog werkelijk benodigde accounts en rechten in rekening worden gebracht. Onnodige accounts en applicatielicenties kunnen automatisch worden gedeactiveerd, zodat men er niet onnodig voor betaalt. Dat werkt als volgt:
- Provisioning: Door een koppeling met het bronsysteem (bijvoorbeeld het HR-systeem) houdt HelloID de IT-gebruikersaccounts altijd in sync met de actuele lijst van medewerkers. Gaat iemand uit dienst, dan worden automatisch de betreffende accounts – eventueel na een korte wachtperiode – geblokkeerd en uitgeschakeld. Ook als iemand een andere rol krijgt, past HelloID automatisch de bijbehorende applicatierechten aan. Slapende accounts en stapeling van applicatierechten zijn niet langer mogelijk. Naast dat dit een beveiligingsmaatregel is, voorkom je er dus ook mee dat je geld verspilt aan onnodige licenties.
- Service Automation: Met de genoemde provisioning functionaliteit beheren we dus de accounts en standaard applicaties voor medewerkers op basis van hun rol binnen de organisatie. Iemand kan echter ook tijdelijk – bijvoorbeeld voor een project – een extra applicatie nodig hebben. Dit kunnen we beheren met de Service Automation module. Via geautomatiseerde self-service workflows kunnen medewerkers zelf applicaties aanvragen, waarbij zo nodig de betreffende manager(s) online goedkeuring moeten geven. Service Automation bewaakt vervolgens dat deze tijdelijke rechten en licenties ook automatisch weer worden ingetrokken. Zo hoef je medewerkers die sporadisch gebruik maken van Microsoft Visio of Adobe Photoshop niet continu van de bijbehorende dure licenties te voorzien.
Licentiekosten verlagen met HelloID
HelloID draait als clouddienst op het Microsoft Azure en Google Cloud platform. Ook wij hebben dus te maken met zo’n incidentele Azure kostenverhoging en kunnen daar niets tegen doen. Wel kunnen we zoals hierboven uitgelegd met HelloID Provisioning en Service Automation onnodige SaaS kosten beperken. Bovendien bieden we met HelloID nog een extra besparingsoptie. Voor sommige gebruikersgroepen volstaat onze HelloID Access Management functionaliteit voor SSO en MFA in combinatie met een relatief goedkope E1 licentie. Deze combinatie is vele malen goedkoper dan de veelal gebruikte P1, EMS, E3/E5 licenties. Wij vertellen je er graag over.
Geschreven door:
Maikel Baars