Correlatie van bestaande accounts
Dankzij correlaties weet HelloID precies welke accounts in doelsystemen bij welke vermeldingen van personen in de Identity & Access Management (IAM)-oplossing horen. Zo voorkom je dat HelloID overbodige en/of dubbele accounts aanmaakt in het doelsysteem, en stel je zeker dat HelloID ook de uitstroom van personeel juist verwerkt. Ook weet je zeker dat alle relevante informatie aan het juiste account gekoppeld is en blijft. In deze blog lees je alles over het correleren van accounts in HelloID, de mogelijkheden van de correlatiefunctie en correlatierapporten.
In dit artikel
Wat is correleren?
De HelloID Provisioning module kan gegevens doorzetten naar externe doelsystemen, zoals Microsoft Active Directory (AD), Microsoft Azure AD en allerlei andere applicaties. Het kan zijn dat vermeldingen van personen in HelloID al aanwezig zijn in een doelsysteem waarnaar je deze wilt doorzetten.
Door het correleren van accounts zorg je dat HelloID begrijpt welke personen in HelloID en accounts in een doelsysteem met elkaar verbonden zijn. De IAM-oplossing zoekt tijdens het doorzetten van gegevens naar overeenkomende accounts in het doelsysteem aan de hand van waarden die jij zelf opgeeft. Je staat dus zelf aan de knoppen.
Belangrijk om op te merken is dat je bij correleren van gegevens veelal werkt in een productiesituatie, en niet in een greenfield-omgeving. Je wilt dan ook te allen tijde kunnen doordraaien, zonder verstoringen voor de business. Dit maakt correleren een cruciaal proces, dat heel secuur moet worden uitgevoerd.
Wat maakt correleren relevant?
Indien HelloID bestaande vermeldingen in een doelsysteem niet aan de juiste vermeldingen in HelloID koppelt, kan dit tot problemen leiden. Zo kan HelloID in dat geval onbedoeld dubbele accounts aanmaken. Of bijvoorbeeld verzuimen een account te deactiveren indien een werknemer uit dienst treedt.
Het ontstaan van dubbele accounts in doelsystemen kan onder meer tot verwarring, onduidelijkheid en fouten leiden. Indien je bijvoorbeeld een aanpassing wilt maken in een account kunnen dubbele accounts ertoe leiden dat je wijzigingen in het verkeerde account doorvoert. Denk echter ook aan rapportages, waarin dubbele accounts tot verwarring en onoverzichtelijke cijfers kunnen zorgen. Met behulp van de correlatiefunctie in HelloID voorkom je deze problemen. Je koppelt hierbij accounts in doelsystemen aan vermeldingen van personen die HelloID op basis van je bronsystemen creëert. Zo stel je zeker dat accounts op een uniforme, consistente en eenduidige manier zijn opgenomen in je doelsystemen.
Voordelen van het correleren van accounts
Het correleren van accounts in HelloID heeft dus verschillende voordelen, waaronder:
- Voorkomen van dubbele of overbodige accounts in het doelsysteem
- Juiste verwerking van uitstroom van personeel
- Correcte koppeling van alle relevante informatie aan het juiste account
Correleren in de praktijk
HelloID correleert gegevens op basis van overeenkomstige waarden. Het liefst doen we dit op basis van het personeelsnummer, maar er zijn meer mogelijkheden. Zo kan je indien personeelsnummers ongeschikt blijken ook correleren op basis van e-mailadres. Welke waarden HelloID hanteert bepaal je met behulp van instellingen. Hier geef je aan welke gegevens HelloID met elkaar moet vergelijken voor het leggen van correlaties tussen personen in HelloID en gebruikersaccounts in doelsystemen.
Blijkt uit de snapshot die HelloID van je HR-systeem neemt dat er gegevens gewijzigd moeten worden? Dan voert HelloID dankzij de correlatiefunctie deze wijziging automatisch op de juiste wijze en op de juiste accounts door in je doelsystemen.
Correlatierapportages opstellen
Nadat je correlaties in HelloID hebt geconfigureerd, kan je een correlatierapport laten opstellen. Dit rapport geeft je inzicht in alle correlaties die HelloID toepast, en laat daarnaast zien welke accounts nog niet gecorreleerd zijn. Zo kan je eenvoudig accounts in het doelsysteem identificeren die je nog moet correleren met een vermelding in HelloID.
Het correlatierapport ondersteunt je ook bij het maken van ontbrekende correlaties. Aan de onderzijde van het rapport vind je de sectie ‘Manually correlate’. Deze geeft je een overzicht van niet-gecorreleerde personen en niet-gecorreleerde accounts in het doelsysteem. Door in beide lijsten een account te selecteren creëer je hier eenvoudig handmatig een correlatie.
Aan de slag
De correlatierapportages zijn alleen beschikbaar voor Active Directory (AD) en Azure AD. Maak je gebruik van een connector voor een ander systeem of applicatie? Dan is de correlatiefunctie opgenomen in de connector en vindt correlatie veelal plaats op basis van e-mailadres.
Wil je aan de slag met het correleren van accounts in (Azure) AD? In de documentatie van HelloID vind je alle informatie die je hiervoor nodig hebt. Maakt je organisatie nog geen gebruik van HelloID? Plan dan een live demonstratie in.
Geschreven door:
KaHo Man