Brongegevens mappen
Het mappen van gegevens is een proces waarbij je gegevens vertaalt tussen HelloID en externe systemen. In deze blog lees je wat mapping precies inhoudt en waarom je dit inzet. Ook helpen we je op weg met configureren van het mappen van gegevens uit je bronsysteem.
In dit artikel
Wat is het mappen van gegevens?
Door het mappen van gegevens kan je onder meer tot in detail bepalen welke gegevens uit een bronsysteem je opslaat en gebruikt in HelloID. Denk hierbij aan persoonsgegevens, dienstverbanden, leidinggevenden, functies en afdelingen. Ook kan HelloID gegevens converteren zodat zij aan dezelfde conventies voldoen. Belangrijk, want de velden in HR-systemen wijken in veel gevallen van elkaar af. Een voorbeeld is AFAS, dat bepaalde gegevens opslaat als 0, 1, 2 en 3. Een andere applicatie gebruikt hiervoor echter geen cijfers, maar juist letters. Het mappen van gegevens zorgt dat HelloID attributen uit AFAS op de juiste wijze omzet en opslaat.
Door het mappen van data zet HelloID gegevens om in een uniforme standaard: de identity vault. Dit biedt grote voordelen. Maak je bijvoorbeeld gebruik van meerdere bronsystemen? Dan zorgt het mappen van gegevens ervoor dat HelloID data uit de verschillende systemen op een eenduidige wijze opslaat en kan samenvoegen. Ook weet je altijd zeker dat de Identity & Access Management-oplossing gegevens correct interpreteert en aan de juiste velden in HelloID toekent. Stap je in de toekomst over naar een ander bronsysteem? Door de brondata op dezelfde manier te mappen blijven de rest van je koppelingen probleemloos werken.
Dankzij het mappen van brongegevens houd je daarnaast volledig de controle over gegevens. Zo bepaal je zelf of Tools4ever extra gegevens mag verwerken. Beheerders kunnen via de HelloID attribute mapper configureren welke gegevens uit gekoppelde systemen zij wel of juist niet verwerken in hun HelloID-database. Zo stel je zeker dat HelloID altijd volledig in overeenstemming is en blijft met het privacy- en beveiligingsbeleid van je organisatie.
Personen en contracten mappen
De tabbladen Person en Contract stellen je in staat om brongegevens over respectievelijk personen en contracten te koppelen aan specifieke velden in de database van HelloID.
Onder persoonsgegevens vallen bijvoorbeeld naamgegevens, contactgegevens en adresgegevens. Deze informatie is later belangrijk voor het op een juiste manier aanmaken van een gebruikersaccount.
Aan de andere kant zijn de contractgegevens, zoals de functietitel, afdeling, startdatum, einddatum, aantal fte en kostenplaats, cruciaal voor het bepalen van de applicaties waartoe personen een gebruikersaccount nodig hebben en welke autorisaties ze moeten ontvangen.
Het is dus van groot belang om deze informatie nauwkeurig en correct te koppelen. Voor het koppelen van deze informatie kan bij elk veld gekozen worden uit een van de volgende drie type waarden:
- Fixed mapping: Een vaste waarde die je rechtstreeks in de attribuutmapper invult en voor alle personen hetzelfde is.
- Field mapping: Een waarde die rechtstreeks vanuit een corresponderend veld van het bronsysteem wordt overgenomen.
- Complex mapping: Een complexe waarde die middels JavaScript kan worden berekend, bijvoorbeeld vanuit meerdere brongegevens.
Elk veld heeft de optie om het verplicht te maken door de Require this field knop in te schakelen. Is deze waarde niet beschikbaar voor een persoon dan wordt deze gehele persoon niet geïmporteerd naar de identity vault in HelloID, maar zichtbaar in de sectie Blocked persons.
Met de preview-functie van HelloID kun je het effect van elke aanpassing in de mapping meteen zien. Dit betekent dat je niet hoeft te wachten tot de wijziging effectief is toegepast, maar direct kunt zien wat het resultaat is. Hierdoor kun je efficiënter werken en eventuele fouten in de mapping snel detecteren en corrigeren. Bovendien geeft de preview-functie je de zekerheid dat de gegevens op de juiste manier zullen worden gekoppeld.
Complexe field mappings
HelloID ondersteunt JavaScript voor complexe field mappings voor zowel bron- als doelsystemen. Dit maakt onder meer het genereren van conditionele output mogelijk. Denk echter ook aan het op een specifieke manier opslaan van output. Zo houd je volledig de controle over de wijze waarop HelloID gegevens opslaat en voorkom je onduidelijkheid.
Je hebt uitgebreide mogelijkheden om data in het juiste formaat te gieten. Denk aan het filteren van spaties, omzetten van vreemde tekens of het filteren van een afdelingscode uit een lange naam. Ook kun je complexe field mappings gebruiken voor het toepassen van logica, zoals het bepalen wie welk e-maildomein (achter de @) krijgt op basis van locatie. Het is meestal niet nodig om zelf het wiel uit te vinden. Veelvoorkomende formateringen en algoritmen voor identity & access management doeleinden zijn publiekelijk beschikbaar via onze GitHub repository. Sowieso is JavaScript natuurlijk een veelgebruikte taal. Dankzij de enorme populariteit van deze programmeertaal, is er online een overvloed aan informatie beschikbaar, van forums als Stack Overflow tot uitgebreide (gratis) cursussen op platformen zoals Udemy.
Personen uitsluiten
In sommige gevallen wil je bepaalde personen uitsluiten bij het importeren van gegevens uit een HR-systeem. Bijvoorbeeld indien je wilt zekerstellen dat wijzigingen die HelloID doorvoert geen impact hebben op specifieke accounts, zoals die van een CEO of manager.
HelloID biedt je de mogelijkheid tot het handmatig uitsluiten van personen, maar kan dit proces ook voor je automatiseren. Voor dit geautomatiseerde proces maakt HelloID gebruik van mapping. Met behulp van het veld ‘Excluded’ in de mapping van je bronsysteem geef je op welke gegevens je wilt uitsluiten. Je kan alle personen uit het bronsysteem uitsluiten, dit bepalen op basis van een veld afkomstig uit het bronsysteem of een complexe waarde. Met behulp van een complexe waarde kan je aan de hand van een op maat gemaakt JavaScript bepalen of je een persoon opneemt in of juist uitzondert van een import.
Er zijn overigens meer mogelijkheden om personen niet op te nemen in HelloID. Zo kan je configureren dat HelloID bij het importeren van gegevens uit een bronsysteem specifieke personen negeert. Je kunt echter ook als beheerder in je HR-systeem vastleggen dat bepaalde personen niet mogen worden doorgezet naar HelloID.
Aan de slag met HelloID
Wil je aan de slag met het mappen van gegevens? In onze documentatie vind je alle informatie die je hiervoor nodig hebt. Loop je vast in het proces of wil je sparren met een professional die je hierover kan adviseren? Neem dan contact met ons op!
Geschreven door:
KaHo Man