Remote Onboarding: wat is daarvoor nodig?

Met het enthousiasme dat een nieuwe medewerker is binnengehaald, zo wilt u ook dat hij of zij de eerste werkdag start. Het komt steeds meer voor dat deze eerste werkdag, de onboarding, vanuit huis plaatsvindt. Aangezien de onboarding directe invloed heeft op het werkgeluk en succes van nieuwe werknemers, is het van belang dat dit proces digitaal vlekkeloos verloopt. Hieronder leest u wat daarvoor nodig is en hoe wij daarbij kunnen helpen.

Medewerker vanaf dag één productief

Nieuwe medewerkers willen op hun eerste werkdag direct aan de slag en dat begint bij een laptop met daarop een gebruikersaccount, de juiste toegangsrechten en benodigde software. De laptop kan snel geregeld worden, maar de toegang tot de juiste mappen en applicaties is vaak iets dat nog misgaat. De nieuwe collega heeft toegang nodig maar u wilt niet dat de nieuwe medewerker overal bij kan. Het kost ook veel tijd om de toegang juist en overal handmatig toegang tot te geven.

Met onze Identity Management software HelloID wordt een koppeling gerealiseerd tussen het HR-systeem en de user accounts in het netwerk. Hierdoor wordt het gehele in-, door- en uitstroomproces geautomatiseerd. Dit houdt in dat de gegevens van de nieuwe werknemer automatisch gesynchroniseerd worden tussen het HR-systeem (bijvoorbeeld AFAS, Visma | Raet, ADP, SAP, etc.) en het netwerk. De nieuwe medewerker heeft daardoor op zijn eerste werkdag een account waaraan de juiste rechten zijn verbonden en kan daardoor direct aan de slag.

Product Flyer: HelloID

Eenvoudig en veilig toegang krijgen

Security speelt natuurlijk een grote rol bij het thuiswerken. Het laatste wat organisaties willen is een datalek. Het is daarom niet alleen belangrijk dat er rechten/ licenties toegekend of ontnomen kunnen worden, maar ook dat de toegang tot applicaties/ systemen goed beveiligd is.

Toegang krijgen tot een applicatie gaat vaak met een gebruikersnaam en wachtwoord. Echter, door de vele applicaties, systemen, etc. die gebruikt worden moeten er vaak tientallen gebruikersnamen en wachtwoorden onthouden worden. Voor een nieuwe medewerker vaak wat overweldigend en daarom wordt de situatie al minder veilig. Medewerkers gaan de wachtwoorden bijvoorbeeld ergens opschrijven. De oplossing hiervoor is inloggen middels Single Sign-On. Eén keer inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord waarbij de software automatisch de inlogprocedure van iedere volgende applicatie afwerkt.

Het risico van Single Sign-On is dat wanneer een medewerker ingelogd is hij of zij overal toegang toe heeft (“one key to the kingdom”). Het wordt daarom sterk aanbevolen om elke SSO-oplossing te combineren met een extra niveau van authenticatie (Two-Factor Authentication). Zo bent u er zeker van dat ook nieuwe medewerkers veilig bij al hun applicaties en systemen kunnen.

Digitale werkplek

De eerste dagen kunnen overweldigend zijn. Daarom is het fijn als alle belangrijke systemen, documenten en applicaties op 1 plek terug te vinden zijn. Met HelloID hebben medewerkers na één keer inloggen (SSO) toegang tot een gebruiksvriendelijk dashboard waar ze vervolgens met één klik hun cloudapplicaties kunnen openen.

HelloID kan ook geïntegreerd worden in portalen van toonaangevende social intranet en IT-management oplossingen, zoals TOPdesk, AFAS, SharePoint, Embrace, Triptic (Iris Intranet) en a&m impact. Door de integratie van het intranet met HelloID ontstaat één digitale werkplek voor medewerkers. Na inloggen op het sociaal intranet heeft de gebruiker toegang tot een eigen persoonlijk portal met informatie, communicatietools en – via het HelloID widget – de eigen applicaties en gegevensmappen. Die met één klik geopend kunnen worden. Ontzettend fijn voor nieuwe medewerkers (maar ook huidige werknemers), omdat zij op één plek alles kunnen vinden wat zij nodig hebben.

Tijd om vol in te zetten op digitalisering

In deze tijden van thuiswerken is het cruciaal om de infrastructuur op afstand te kunnen beheren. Met een Identity Management systeem bent u niet alleen verzekerd van een productieve eerste werkdag van een nieuwe werknemer, maar ook van een veilige en eenvoudig te beheren werkomgeving.

Met HelloID kan de medewerker op de eerste werkdag inloggen op HelloID en heeft met 1 login direct toegang tot alle applicaties en gegevens die horen bij de functie waarvoor hij is aangenomen. Zonder gedoe. Mochten er nog zaken missen, omdat de informatie in het HR-systeem niet volledig was, dan kan hij dit simpel en direct via HelloID zelf aanvragen en wordt dit direct uitgevoerd.

• wachtwoorden
• security
• 2FA
• informatiebeveiliging
• Identity Access Management
• Veilig
• thuiswerken
• remote werken
• toegangsbeheer