Partnership Workspace 365 en Tools4ever

Door: Véronique Marquenie, Marketeer bij Tools4ever

Met trots kondigen wij onze integratie met Workspace 365 aan. De adaptive workspace Workspace 365 en Tools4ever bieden gezamenlijk een totaalpropositie: een geavanceerde adaptive workspace service met een geavanceerd Identity Management oplossing.

De Workspace 365 adaptive workspace

Workspace 365 is een Nederlandse scale-up. In 2010 zagen twee innovatieve ondernemers dat door de enorme groei in applicaties de complexiteit op de desktop steeds groter werd. Op allerlei manieren probeerden organisaties hun medewerkers een uniforme toegang te geven tot groeiende aantallen applicaties, deels on-premise maar ook steeds meer browser-based. Wat de zaak compliceerde was dat die gebruikers ook nog allemaal eigen devices gingen gebruiken en ‘zelf ontdekte’ applicaties op hun werk gingen toepassen. De ambitie van Workspace 365 was om organisaties en hun gebruikers een eenvoudige – en eenvoudig te beheren – werkomgeving aan te bieden, als managed service vanuit de browser. Één waar Office 365 ‘onder de motorkap’ zit maar waarbij de functionaliteit veel intuïtiever te gebruiken is en waaraan naadloos andere applicaties kunnen worden toegevoegd. Zo combineert Workspace 365 alle web-, Windows- en hosted applicaties met alle documentoplossingen, informatie, nieuws, e-mail en meer in één adaptive workspace in de browser.

Het bleek een voltreffer. Vandaag de dag wordt Workspace 365 gebruikt door klanten in 14 landen, waarbij de omgeving wordt gehost door lokale cloud providers.

Single Sign-On en Multi-Factor Authenticatie

Als gebruiksvriendelijkheid centraal staat kun je niet om Single Sign-On heen. Medewerkers gebruiken meerdere applicaties per dag en schakelen regelmatig tussen applicaties. Het zou een nachtmerrie zijn als dan steeds opnieuw moet worden ingelogd met steeds wisselende gebruikersnamen en wachtwoorden. Het is dan ook vanzelfsprekend dat Workspace 365 gebruikers standaard de beschikking hebben over Single Sign-On en Multi-Factor Authenticatie functionaliteit, zodat ze met één login actie veilig toegang krijgen tot hun applicaties.

Die basisfunctionaliteit voldoet echter niet in alle gevallen. Zo zijn er voorbeelden waarin klanten ook applicaties willen koppelen aan hun desktop die via andere SSO protocollen werken. Of klanten wensen een meer geavanceerd identity management, waarbij bijvoorbeeld een nieuwe medewerker na registratie in het HR systeem automatisch ook in Workspace 365 een account krijgt op alle voor hem of haar noodzakelijke applicaties. En waarin het aanvraagproces voor het gebruik van een nieuwe applicatie volledig online en geautomatiseerd verloopt. Zonder tussenkomst van een helpdesk.

Combinatie van adaptive workspace en geavanceerd identity en access management

Dit is exact wat HelloID van Tools4ever toevoegt aan Workspace 365. HelloID kan de aanwezige access management functionaliteit uitbreiden met onder andere een veel bredere set van SSO-functies om daarmee meer nieuwe applicaties te ontsluiten. Daarbij kunnen ook bestaande on-premise applicaties via HelloID SSO gemaakt worden. Applicaties die standaard niet zijn voorbereid op SSO via het HelloID ‘catch all’-mechanisme worden alsnog ontsloten. Daarbij is het access management van HelloID in staat om – naast een bredere set aan Two-Factor Authenticatie methoden – allerlei geavanceerde policy regels te gebruiken. De toegang van gebruikers kan bijvoorbeeld afhankelijk worden gemaakt van hun locatie, hun device of de tijd van de dag.

Self-service en Role Based Access Control

Naast een uitbreiding van de access management faciliteiten, voorziet HelloID de Workspace 365 klanten ook van meer mogelijkheden voor onder andere self-service en Role Based Access Control. Het onboarding proces van nieuwe medewerkers kan bijvoorbeeld volledig worden doorgetrokken vanuit de administratieve HR omgeving naar het IT domein. Waardoor een medewerker niet alleen direct een algemene gebruikersaccount krijgt, maar ook automatisch toegang tot alle relevante applicaties en data die voor zijn of haar rol nodig zijn.

Ook een functieverandering van een medewerker kan direct worden verwerkt. En het aanvragen van toegang tot een applicatie of een fileshare kan volledig online worden afgehandeld. De helpdesk hoeft er niet mee te worden belast, de verantwoordelijke manager(s) krijgen automatisch een verzoek om goedkeuring en met een paar muisklikken is de aanvraag geregeld. Nieuwe applicaties kunnen automatisch in de catalogus worden ingelezen zodat iedere medewerker op ieder moment een up-to-date overzicht heeft van beschikbare toepassingen.

Klaar voor de AVG en andere databeveiliging wetgeving

Zeker voor Workspace 365 klanten in bijvoorbeeld het onderwijs en de zorg is het essentieel dat de HelloID Identity & Access Management oplossing volledig compliant is met alle privacy en databeveiliging eisen die onder andere de AVG stelt. Zo zorgt de genoemde role based access dat de toegang van gebruikers tot applicaties en data automatisch weer wordt teruggedraaid als dat voor een nieuwe rol niet meer nodig is, of als ze de organisatie verlaten. Terwijl de uitgebreide logging en rapportagefuncties garanderen dat de klant altijd is voorbereid op een eventuele in- of externe audit. Een veilig gevoel.

Meer weten over de koppeling van HelloID en Workspace 365?

Uiteraard vertellen we je graag meer over de mogelijkheden van HelloID voor de Workspace 365 dienstverlening. Neem contact met ons op.

Meer informatie over HelloID: Download HelloID whitepaper

• single sign on
• self-service
• access management
• AVG
• Two factor authenticatie