De sociale digitale werkplek

Door: Maikel Baars, Senior Accountmanager bij Tools4ever

Vandaag de dag focussen veel organisaties zich op het verbeteren van de productiviteit, onderlinge communicatie, kennisdeling en samenwerking. We zien dan ook een duidelijke toename in projecten die deze doelen nastreven. Tot op heden leidt dit echter vaak tot een onsamenhangend geheel van verschillende softwareoplossingen en portalen of wordt er genoegen genomen met minder dan het beste. Het is echter mogelijk om één overzichtelijk en allesomvattend portaal aan uw medewerkers aan te bieden voor een goede start van elke werkdag, met het gebruik van best-of-breed oplossingen.

Sociaal intranet

Het traditionele statische intranet (wordpress, dupal etc.), dat wordt beheerd door één of meerdere contentbeheerders, maakt steeds vaker plaats voor een sociaal intranet. Organisaties maken hiermee grote stappen om de doelen omtrent communicatie, kennisdeling en samenwerking te bereiken. Hoewel het traditionele intranet immers vaak een eenwegs-berichtenplatform was dat veelal bestond uit verouderde informatie wordt er met de komst van een sociaal intranet een portaal geboden waarbij medewerkers zelf hun kennis kunnen delen en (openbaar of in een kleiner gezelschap) met collega’s kunnen samenwerken. Via widgets wordt daarbij relevante informatie vanuit externe applicaties zoals de agenda of bi-tool getoond.

Digitale werkplek

Een andere populaire en veelgehoorde term is de ‘digitale werkplek’. Deze wordt vaak omschreven als een “logische verzameling van digitale tools die mensen ondersteunt in hun digitale werk”. In de praktijk komt dit vaak neer op een vertaalslag van het Windows bureaublad naar een webportaal. Het dient onder meer als verbetering van de gebruikerservaring als reactie op het nadeel van de cloud revolutie: de grote verscheidenheid aan URL’s en inloggegevens waar eindgebruikers mee te maken krijgen. Medewerkers krijgen een persoonlijk dashboard met daarop de voor hen relevante applicaties (bij voorkeur zowel legacy als webapplicaties) voorgeschoteld. Vervolgens kunnen gebruikers hier middels single sign-on (al dan niet in combinatie met multi factor authenticatie) toegang toe verkrijgen. Digitale werkplek concepten werken daarnaast bij voorkeur plaats, tijd en device onafhankelijk, zodat medewerkers waar dan ook een veilige en uniforme gebruikerservaring geboden krijgen.

Self-service portaal

De introductie van self-service is een andere manier om de productiviteit en efficiëntie binnen een organisatie te verhogen, en tegelijkertijd ergernis onder medewerkers te verlagen. Niemand zit er in deze tijd immers nog op te wachten om via persoonlijke bezoeken, telefoontjes en mails allerlei zaken voor elkaar te krijgen. Door consumerisatie verwachten medewerkers een zelfde gebruikerservaring als dat zij gewend zijn bij het bestellen in een webshop. Middels Employee en Manager Self Service worden tussenpersonen in de keten gereduceerd. Voor hen betekent dit minder repeterende en (vaak minder uitdagende of gewoonweg saaie) tijdsintensieve handelingen. Voor medewerkers en managers leidt dit tot kortere wachttijden en meer transparantie in het goedkeuringsproces.

Inmiddels zijn er voor allerlei aspecten binnen een organisatie self-service portalen beschikbaar. Denk aan AFAS Insite en RAET Youforce voor HR verzoeken als declaraties. Daarnaast gebruikt praktisch elke organisatie wel een service management toepassing zoals TOPdesk of Planon voor allerlei ICT en facilitaire zaken zoals aanvragen voor toegang tot folders en applicaties of de aanvraag van een telefoon. Met TOPdesk is het aanvraag- en goedkeuringsproces voor ICT gerelateerde zaken dan wel gewaarborgd, maar de daadwerkelijke uitvoer vindt nog handmatig plaats.

Sociaal intranet ≠ Digitale werkplek ≠ Self-service portaal

Bovenstaande begrippen zullen voor een ieder binnen de ICT herkenbaar zijn. Net als de ergernis van een grote hoeveelheid aan verschillende portalen door het gebrek aan een totaaloplossing. Want hoewel een digitale werkplek vaak als doorontwikkeling van een sociaal intranet wordt beschreven zien we nog geen oplossingen in de markt die alle aspecten op een hoog niveau aanbieden. Niet heel gek ook aangezien een leverancier dan over zoveel specialismen zou moeten beschikken dat dit vrijwel onmogelijk lijkt. Dus hoewel een en ander met elkaar overlapt is een sociaal intranet geen digitale werkplek, aangezien hierbij het persoonlijke overzicht van applicaties en functionaliteiten als single sign-on (SSO), multi factor authenticatie (MFA) en toegangsregels ontbreken. Een digitale werkplek bevat vaak nog wel ruimte voor nieuwsberichten, maar het sociale aspect ontbreekt veelal in de hedendaagse standaardoplossing. Bij beide oplossingen is er op een wachtwoord reset na, vaak ook geen self-service mogelijk. Hiervoor dient te worden teruggevallen op weer andere oplossingen waarbij de wijzigingen vervolgens manueel dienen te worden uitgevoerd.

HelloID integratie

Door de actieve samenwerking tussen Tools4ever (HelloID) en leveranciers als TOPdesk, AFAS, SharePoint, Embrace, Triptic (Iris Intranet) en a&m impact, is het mogelijk om toch één geïntegreerd platform aan te bieden. Dit wordt gerealiseerd door het sociaal intranet als startpunt te nemen. Dit is immers idealiter het dagelijkse startpunt voor een medewerker aangezien juist de adoptie hiervan belangrijk is voor de betrokkenheid van de medewerkers, onderlinge samenwerking en het succes van de organisatie. Via HelloID is het mogelijk om de functionaliteit van het sociaal intranet uit te breiden tot een volwaardige ‘sociale digitale werkplek’ of ‘connected digital workplace’.

Voor bovengenoemde sociale intranetten is een integratie met HelloID mogelijk middels een native koppeling en widget. De koppeling tussen het sociale intranet en HelloID maakt het mogelijk om eenvoudig een grotere diversiteit aan identity providers toe te staan. Naast een of meerdere Active Directories kan bijvoorbeeld ook Azure AD of een lokale database worden gebruikt voor de authenticatie tot het platform. Dit verlost de organisatie van de verplichting om elke gebruiker binnen één en dezelfde bron te beheren.
Via de HelloID widget is het mogelijk om het persoonlijke applicatiedashboard van een eindgebruiker binnen het sociaal intranet weer te geven. Dit overzicht kan bestaan uit zowel legacy (door een integratie met onder meer Citrix) als interne en externe webapplicaties. Een medewerker kan vervolgens vanuit het intranet alle voor hem of haar relevante applicaties benaderen. Denk hierbij aan applicaties voor e-mail, document management, tekstverwerking, CRM, EPD en sociale netwerken als LinkedIn en Twitter. HelloID handelt vervolgens het gehele authenticatieproces voor de gebruiker af. Dit authenticatieproces bevat verschillende stappen zoals de verificatie van toegangsregels (op basis van onder andere groep, tijd, plaats, device, browser etc.), single sign-on (SSO) en multi factor authenticatie (middels SMS pincode, QR code, hardtoken, softtoken etc.). Ten slotte wordt elke (inlog)actie via HelloID gelogd in een audittrail waarbij eenvoudig kan worden bepaald wie toegang heeft tot welke rapportages.

Snel, veilig en eenvoudig

Middels de Service Automation module van HelloID is het voor een medewerker onder meer mogelijk om wachtwoorden te resetten en (tijdelijk) toegang aan te vragen tot applicaties, mappen en andere resources. Managers kunnen workflows beheren en aanvragen goed- of afkeuren en resource owners hebben controle over de lidmaatschappen voor de door hen beheerde producten. Door de integratie met Active Directory en tal van andere systemen & applicaties worden wijzigingen na goedkeuring direct binnen de IT infrastructuur doorgevoerd en na terugtrekking of afloop van de verstrekte gebruiksperiode weer automatisch ontnomen. Uiteraard wordt ook hierbij elke actie en betrokkene gelogd voor eventuele toekomstige rapportage. Voor de complexere aanvragen waarvoor het wel gewenst is om naar een applicatie als TOPdesk door te navigeren integreert Service Automation ook hierin weer naadloos, zodat een gebruiker alles op een logische en eenvoudig vindbare plek terug ziet.

Transformeer uw intranet tot digitale werkplek

Door middel van een combinatie tussen een sociaal intranet en HelloID is het mogelijk om een ‘sociale digitale werkplek’ te creëren, zonder concessies te doen op de kwaliteit van het platform of expertise van uw partner.

Wilt u meer weten over wat HelloID voor uw organisatie kan betekenen? Het maakt niet uit of uw organisatie al een (sociaal) intranet heeft of dat u zich nog aan het oriënteren bent. Download de whitepaper of neem contact met ons op en wij komen graag een keer langs om de mogelijkheden te bespreken.

• authentication
• self-service
• access management
• Sociaal intranet
• digital workspace
• digitale werkplek
• service automation