Kernregistratie: hoe registreer je Personeel niet in Loondienst

Omwille van audits zijn veel organisaties bezig om alle medewerkers in een kernregistratie te registeren. Het HR-systeem lijkt een ideale bron voor deze kernregistratie, echter zorgt dit voor uitdagingen bij personeel niet in loondienst (PNIL). Over het algemeen geldt dat alleen personen die in het HR-systeem en dus op de payroll staan worden aangezien als ‘medewerkers’ voor de kernregistratie. En omdat personeel niet in loondienst – zoals de naam al aangeeft – niet in het HR-systeem wordt opgenomen, zal bij een kernregistratie deze personen, bijvoorbeeld studenten, uitzendkrachten en medisch specialisten, niet worden meegenomen in de kernregistratie. Dit terwijl juist deze groep heel goed geregistreerd moeten worden omdat er in deze groep veel mutaties zijn en daardoor een grote kans is op fouten in de uitgifte en inname van toegangsrechten. Niets voor niets is de groep personeel niet in loondienst een target voor de meeste auditors. Hoe kunnen PNIL’ers dan het beste worden geregistreerd?

Gelukkig ontwikkelen de meest bekende HR-systemen zich en bieden nu nieuwe mogelijkheden om personeel niet in loondienst in de vorm van een soort ‘light’ medewerker toch op te voeren in het HR-systeem. Daarbij hoeven alleen NAW-gegevens ingevuld te worden, terwijl pensioengegevens en gegevens voor belasting achterwege kunnen blijven. Omdat niet alle gegevens hoeven worden ingevuld, verlaagt dit de druk op de afdeling HR.

Een mogelijkheid om de druk op de HR-afdeling nog verder te verminderen is door het inzetten van e-HRM. De manager of eindverantwoordelijke van het ‘ingehuurde’ personeel kan daarmee zelf en tijdig, de ‘light’ PNIL-er opvoeren in het HR-systeem. Vervolgens kan een Identity Management systeem deze gegevens gebruiken om een netwerkaccount voor de persoon aan te maken. Naast verminderde werkdruk zorgt dit ervoor dat ingehuurd personeel snel operationeel is. En dat is gunstig want dit soort personeel is gemiddeld duurder dan personeel die wel in loondienst is.
Beschikt een organisatie nog niet over een nieuw (e-)HRM-systeem met mogelijkheden om een light medewerker op te voeren? Dan kan de registratie van niet-payroll medewerkers altijd nog verlopen via een self-service portal van een Identity Management systeem. Voldoende mogelijkheden dus voor een sluitende kernregistratie voor alle medewerkers.

• hr-systeem
• kernregistratie
• dentity and Access Management
• Identity Management systeem.