3 tips voor het inrichten en onderhouden van een ELO
Bij de introductie van een elektronische leeromgeving (ELO) wordt er veel tijd, aandacht, energie en geld geïnvesteerd aan de inrichting ervan. Zo moet de ICT-afdeling voor de inrichting veel moeite doen om de benodigde informatie (bv. overzicht leerlingen roosters, etc.) uit de organisatie te krijgen en dient er veel aandacht besteedt te worden aan het verlenen van toegang aan gebruikers (onderwijzers, leerlingen en ouders/verzorgers) tot de juiste content. Onderwijskundigen en de IT-afdelingen hebben verschillende belangen die in strijd met elkaar zijn. IT wil automatiseren terwijl de onderwijskundigen flexibel willen zijn. Het is belangrijk om met het inrichten van de ELO een brug te slaan tussen de onderwijskundigen en IT-afdeling.
Voor het eenvoudig inrichten en onderhouden van een ELO zonder kwaliteitsverlies geven wij drie tips:
1. Bepaal de hiërarchie
Het eerste dat bepaald moet worden is de hiërarchie die binnen de ELO wordt gebruikt. Denk hier vooraf goed over na. Een te specifieke hiërarchie resulteert in veel onderhoud, terwijl met een hiërarchie die niet specifiek genoeg is de ELO-omgeving niet optimaal wordt benut.
Een best practice inrichting van de hiërarchie die veel wordt toegepast is: vestiging / locatie, type gebruiker (personeel, leerling, ouder), jaar, klas, lesgroep, les.
2. Automatiseer gebruikersbeheer
Er zijn 3 type gebruikers te onderscheiden binnen de ELO: het personeel (OP en OOP), de leerling en de ouders. Voor het personeel en de leerlingen geldt een user lifecycle van 4 fases:
- Aanmaken user account. Aanmaken van een technisch account voor gebruikers, zodat zij toegang hebben tot de elektronische leeromgeving (creëren van een digitale identiteit binnen de applicatie);
- Verrijken van informatie en de identiteit. Het verkrijgen van de juiste hiërarchie en rechten binnen de ELO. De oorsprong van deze informatie is vaak te herleiden uit omliggende systemen (HR, SIS, rooster, exchange/Office 365/Gmail, Active Directory (AD));
- Wijzigingen informatie, bijvoorbeeld een naamswijziging, wijziging in opleiding of profiel;
- Ontmantelen user account. Het disablen van het user account en het inleveren van de resources, zoals een toegangspasje).
Wanneer het gebruikersbeheer handmatig wordt gedaan is het van belang dat de ICT afdeling tijdig de juiste informatie verkrijgt van andere afdelingen. Met name voor personeel en leerlingen is het belangrijk dat deze informatie altijd juist is omdat zij bij de juiste lesmaterialen moeten kunnen komen.
Het gebruikersbeheer kan vereenvoudig worden door middel van geautomatiseerd user provisioning. Hierbij wordt er voor één leidend systeem gekozen en de andere systemen kunnen automatisch gesynchroniseerd worden. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens van de gebruiker altijd up-to-date zijn, dat er geen vervuiling is en dat de gebruiker bij de juiste lesmaterialen kan.
Ouders krijgen vaak per kind en per portaal (bijvoorbeeld SIS, ELO, intranet / sharepoint) inloggegevens. Wanneer een ouder één kind op school heeft is dit nog te onthouden, maar met meerdere kinderen hebben ouders te veel inloggegevens. Dit kan voorkomen worden door deze inloggegevens te synchroniseren zodat ze overal gelijk voor zijn. Hierdoor heeft iedere gebruiker één unieke identiteit in plaats van meerdere.
Daarnaast moet worden voorkomen dat de helpdesk de hele dag bezig is met het afhandelen van wachtwoord reset aanvragen. Met een wachtwoord reset tool is het mogelijk dat elke gebruiker op elk moment en elke plek zijn of haar wachtwoord kan resetten.
3. Contentbeheer
Door verkeerde of niet up-to-date informatie kunnen leerlingen de verkeerde toegang hebben en wordt het leerproces belemmerd. Door het juist inrichten van de hiërarchie met bijbehorende attributen is het mogelijk om Single Sign On te ondersteunen naar betaalde uitgevers zoals Kennisnet, Surf en Teleblik. Dit vereenvoudigt voor leerlingen het proces om de juiste lesmaterialen tot hun beschikking te krijgen.
Optimaal leerproces
Door de ELO goed in te richten en automatische gebruikersbeheer toe te passen wordt de ELO optimaal ingezet en ondersteunt het de uniekheid en identiteit van de school. Zo sluit de ervaring van de leerling in het leerproces maximaal aan bij de behoefte.
Anderen bekeken ook