Hoe productief zijn uw nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag?
Johan Bakker is een nieuwe medewerker bij uw bedrijf. Vandaag is zijn eerste werkdag. En hoewel er een werkplek voor hem ingericht is met een bureau, laptop en een telefoon heeft hij nog geen gebruikersaccount en dus geen toegang tot de applicaties die hij nodig heeft op zijn eerste werkdag succesvol te maken. Daar zit hij dan. Vol enthousiasme om aan de slag te gaan, maar in afwachting van een account.
De goedkeuringsformulieren die de nieuwe medewerker toegang moet verlenen tot de systemen en applicaties zijn nog niet verwerkt door systeembeheer. Wellicht moet de aanvraag voor toegang nog goedgekeurd worden door een manager. Na goedkeuring van de manager, dient systeembeheer de gebruikersaccount handmatig aan te maken en Johan de juiste toegangsrechten te geven. Uiteindelijk kan Johan aan de slag, maar in veel gevallen duurt dit een aantal dagen. Dagen waarin Johan’s enthousiasme omgezet wordt in inactiviteit.
Helaas zien wij dit scenario bij een groot aantal organisaties in vrijwel ieder marktsegment. Verouderde papieren processen vormen de basis van de indienst procedure voor nieuwe medewerkers. Hedendaagse technologie en software oplossingen kunnen deze papieren processen echter heel goed vervangen.
De hoeveelheid tijd en de verscheidenheid aan taken die nodig zijn voor het beheer van user accounts maakt het bijna onmogelijk om dit handmatig en op een uniforme en veilige manier uit te voeren. Miscommunicatie, ontbrekende informatie en verkeerd gespelde namen bijvoorbeeld maken dit proces zeer omslachtig. Met het streven naar kostenreductie en efficiency verbeteringen is het een goed moment om het user account management proces te stroomlijnen met andere systemen.
Mocht u zich als manager nu realiseren dat uw indienst procedure voor nieuwe medewerkers ook te lang duurt en dat uw nieuwe medewerkers daarom dagen niet productief zijn, dan kunt u profiteren van een verbeterde en efficiëntere indienst procedure. Er zijn oplossingen beschikbaar die dit proces eenvoudig kunnen automatiseren en de papieren formulieren en manuele handelingen kunnen vervangen. Een geautomatiseerd user accountmanagement oplossing zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers al op hun eerste dag alles hebben wat zij nodig hebben om productief te zijn.
Door automatiseren van het user accountmanagement proces en de implementatie van webformulieren, kan een manager of helpdeskmedewerker de user account lifecycle direct starten in plaats van te moeten wachten op een papieren goedkeuring. Basisgegevens, zoals naam van de nieuwe medewerker, afdeling en titel worden automatisch ingevuld in een webformulier op basis van informatie uit het HR-systeem. Vervolgens neemt een geautomatiseerd workflow proces het over en verstuurt de aanvragen voor toegang naar de verantwoordelijke personen. In plaats van papieren formulieren die verdwalen en medewerkers die zitten te wachten op hun toegangsrechten, alarmeert deze oplossing de verantwoordelijke goedkeurder die vervolgens met een simpele actie het verzoek kan valideren. Daarna wordt de aanvraag doorgestuurd naar een volgende goedkeurder of de IT-afdeling. Als goedkeuring wordt verleend, maakt het systeem automatisch het account aan in de Active Directory, Exchange en tal van andere systemen. Dit proces zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer alles heeft wat hij nodig heeft op hun eerste werkdag.
Geschreven door:
Tjeerd Seinen
Anderen bekeken ook
Single Sign On en wachtwoordsynchronisatie: een krachtige combinatie
23 november 2011