Self Service ICT webshop voor de organisatie

De organisatie wil graag zelf user accounts voor externe medewerkers kunnen aanvragen en dat deze dan ook direct actief zijn. Verder willen medewerkers sneller toegang tot applicaties en levert dit nu teveel heen-en-weer communicatie tussen medewerkers, leidinggevenden en ICT op.

Voor tijdelijke medewerkers bestaat er meestal een procedure waarbij een papieren formulier moet worden ingevuld, wat via P&O uiteindelijk bij ICT terecht komt. Bij ICT constateert men vaak dat er nog wat informatie ontbreekt zodat er gebeld moet worden welke rechten de nieuwe medewerker precies nodig heeft. Vervolgens blijft de aanvraag liggen omdat een applicatiebeheerder nog toegang moet geven op een financieel pakket wat weer goedkeuring van een andere afdeling vereist. Dit is maar een voorbeeld, echter zul je snel merken dat de aanvragen uit de organisatie nagenoeg altijd over meerdere schijven lopen, met elk een goedkeuringsslag en door ICT uitgevoerd dienen te worden. Omdat dit echter een handmatige procedure is wordt ICT geacht als procesmanager op te treden, de voortgang en kwaliteit te bewaken, en ook om de communicatie te verzorgen.

We kunnen een veilige en gepersonaliseerde “webshop” inrichten waar de organisatie zelf aanvragen via elektronische formulieren (e-forms) kunnen indienen. Een aanvraag kan dan vervolgens over 1 of meer goedkeuringsslagen lopen en uiteindelijk bij ICT terecht komen. Op zich logisch en je vertaalt hiermee bijna 1:1 het bovenstaande scenario. Het gaat echter een stuk verder, iedereen met toegang tot de “webshop” kan namelijk ten alle tijde volgen wat er met de aanvraag gebeurt, wie de volgende stap zou moeten nemen en ook achteraf wanneer een bepaalde goedkeuring of afwijzing heeft plaatsgevonden. Ook zal de webshop zich vormen naar de organisatiestructuur wanneer deze gekoppeld is aan het HRM systeem. De webshop kan bijvoorbeeld dynamisch de relatie tussen medewerker en manager uit HRM halen. Ook kun je stamgegevens als afdelingen, functies en kostenplaatsen direct uit HRM halen en als keuze op e-formulieren tonen. Je houdt dus eigenlijk de hiërarchie van de organisatie aan, en tegelijkertijd kunnen de formulieren zo gestroomlijnd worden dat precies de juiste informatie uiteindelijk bij ICT terecht komt. Als ICT dan de “werkorder” binnenkrijgt weten ze dat de informatie correct is, dat de aanvraag goedgekeurd is door een bevoegd leidinggevende, en dat de informatie ook tijdig is aangezien de aanvragen direct worden doorgezet. Het is dan voor ICT ook veel makkelijker om de werkorders uit te voeren, de communicatie en terugkoppeling wordt immers door de webshop geregeld.