HelloID Provisioning is een 100% cloud-oplossing die voor bedrijven useraccount-management volledig automatiseert. Met HelloID wordt een koppeling gerealiseerd tussen het HR-systeem en de user accounts in het netwerk. Hierdoor wordt het gehele in-, door- en uitstroomproces geautomatiseerd. HelloID Provisioning houdt accountgegevens en gebruiksrechten automatisch up-to-date. Zo besparen organisaties op overbodige licentiekosten en doorlopen (security) audits eenvoudig.
- Is je IT-afdeling veel tijd kwijt aan het handmatig aanmaken van nieuwe user accounts?
- Heb je inzichtelijk welke rechten jouw medewerkers hebben?
- En hoe staat het met licenties die te lang doorlopen?
- Die problemen zijn nu opgelost!
In veel organisaties is het aanmaken, aanpassen en verwijderen van gebruikersaccounts nog altijd een handmatige, complexe en tijdrovende klus voor de IT-afdeling. Het IT-team ontvangt vanuit HR en andere organisatieonderdelen de personeelsgegevens en configureert vervolgens de handmatig accounts. Inclusief de bijbehorende rechten, softwarelicenties en andere faciliteiten. Met name het actueel houden van de accountgegevens en de bijbehorende IT-rechten is vaak niet goed georganiseerd. Dure licenties blijven vaak onnodig lang doorlopen, het terugdraaien van rechten wordt vergeten en het komt zelfs voor dat oudmedewerkers nog steeds toegang hebben tot hun oude accounts met alle bijbehorende risico’s.
Met HelloID Provisioning kunnen organisaties probleemloos migreren naar een geautomatiseerde user account oplossing. Steeds meer organisaties gebruiken hun HR-systeem als kernregistratiesysteem, waarin alle relevante informatie over medewerkers is opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens zoals personalia, start- en einddatum van het contract, functie, manager en afdeling. Door HelloID te koppelen aan het HRsysteem wordt een medewerker op één punt, uniform en gecontroleerd, vastgelegd en alle andere systemen nemen deze gegevens over. Een account wordt automatisch geconfigureerd voor een nieuwe collega en functiewijzigingen van medewerkers leiden automatisch tot het aanpassen van hun rechten en licenties. Wijzigingen worden snel, foutloos en efficiënt doorgevoerd.
Eenvoudig voldoen aan audits
Met HelloID kun je eenvoudig rechten aan gebruikers toekennen of juist ontnemen. Zo voorkom je dat een gebruiker over onnodige rechten of licenties beschikt (ook wel ‘rechten accumulatie’ genoemd) of een oud-medewerker onbedoeld toegang behoudt tot bedrijfsgevoelige informatie. Dit beperkt de kans op privacylekken en helpt organisaties met compliance met relevante wet- en regelgeving.
Nieuwe medewerkers direct productief
Nieuwe collega’s kunnen alleen aan de slag indien zij over een eigen gebruikersaccount met de juiste rechten beschikken. HelloID Provisioning automatiseert het volledige onboardingproces. Op de eerste werkdag is het account van de nieuwe medewerker al aangemaakt en beschikt hij of zij over de benodigde toegangsrechten, software en andere middelen. De werknemer is dan ook direct productief en betrokken bij de organisatie.
Verlichting van werkdruk voor de IT-afdeling
De geautomatiseerde koppeling met je HR-systeem (AFAS, Visma|Raet, ADP, SAP, etc.) maakt je organisatie veel productiever en efficiënter. Je beheert gegevens op een centrale locatie in de organisatie en voorkomt segmentatie van data over verschillende afdelingen. HelloID Provisioning voert wijzigingen direct in het netwerk door, zonder dat dit handmatige acties vereist.
Snel en veilig in-, door- en uitstroomproces
Met HelloID beschikken medewerkers tijdig over de juiste informatie en rechten, en hebben inzicht in hun situatie. Krijgt iemand na enige tijd een andere rol binnen het bedrijf? Dan brengt dit andere verantwoordelijkheden met zich mee, wat om andere rechten en licenties vraagt. Het doorstroomproces van HelloID zorgt dat deze transitie naadloos verloopt. Gaat een medewerker uit dienst? Dan blokkeer je met een druk op de knop het account en de bijbehorende rechten van deze werknemer.
Gebruiksvriendelijke in-, door- en uitstroomprocessen
Als organisatie maak je vaak gebruik van een breed scala aan applicaties. Met behulp van HelloID Provisioning beheer je de volledige levenscyclus van accounts. Zo trekt HelloID Provisioning indien nodig de rechten tot applicaties automatisch in, of kent juist aanvullende rechten toe. Dit is niet alleen relevant met het oog op security, maar voorkomt ook onnodige licentiekosten.
Snelle implementatie zonder maatwerk
De implementatie van HelloID Provisioning neemt in veel gevallen slechts een dag in beslag. Organisaties zijn niet meer afhankelijk van langdurige projecten met dure consultants. Maatwerk is niet nodig en de benodigde procesflows configureer je eenvoudig met behulp van een grafische interface. Ook zijn de systeembeheerkosten met HelloID minimaal. Het aanmaken, aanpassen en verwijderen van gebruikersaccounts kost namelijk aanzienlijk minder tijd. Daarnaast ontvangt HelloID maandelijks automatische updates met onder andere nieuwe functies, ontwikkelingen en koppelingen met externe IT-systemen.
Verbeterde productiviteit en efficiëntie
De HR-afdeling beschikt over allerlei informatie waarmee HelloID Provisioning de dienstverlening van een organisatie naar een hoger niveau tilt. Zo weet HR exact welke medewerker onder welke manager valt. Dankzij deze informatie kan HelloID Provisioning de manager per e-mail automatisch informeren over een nieuw aangemaakt gebruikersaccount, en details delen over deze medewerker. Hetzelfde geldt voor wanneer een medewerker uitdienst treedt. Zo leidt HelloID Provisioning tot kortere wachttijden en een hogere productiviteit op de werkvloer, onder meer doordat medewerkers direct op hun eerste dag aan de slag kunnen. IT-medewerkers zijn daarnaast veel minder tijd kwijt aan routinezaken, waardoor zij meer ruimte hebben voor belangrijkere en complexere taken.
De juiste rechten op basis van rol
Werknemers moeten over de juiste rechten beschikken om hun werk optimaal te kunnen uitvoeren. HelloID Provisioning maakt hiervoor gebruik van Role Based Access Control (RBAC). Je maakt hierbij gebruik van een rollenmodel, dat je opslaat in HelloID. Hierin leg je exact vast welke rechten welke rol nodig heeft. Dit doe je met behulp van business rules, die bestaan uit condities en permissies. Op basis van de conditie bepaalt het model wanneer een business rule of rol van toepassing is op een gebruiker. Zo stelt HelloID vast welke rechten een persoon toegewezen krijgt, of welke rechten het juist intrekt.
Klantverhalen
Honderden klanten vertrouwen al op HelloID Provisioning. Enkele klanten delen hun ervaringen:
“Onze nieuwe IAM oplossing is een verademing wat betreft gebruikersgemak en efficiëntie. De samenwerking met Tools4ever is voor mij een voorbeeld van hoe een project kan worden aangepakt. We zijn vanaf de voorbereiding tot en met de acceptatie perfect begeleid.”
“Identity Management vormt de spil in onze dienstverlening. We zochten dan ook een betrouwbare partner met een vooruitstrevende oplossing, een heldere productvisie en een echte ‘klik’ met onze mensen. Tools4ever heeft dat met de HelloID service en hun partner QAP360 volledig waargemaakt.”
HelloID modules en prijzen
Bereken de prijs op basis van het
aantal gebruikers per maand.
Veelgestelde vragen
HelloID Provisioning is een module binnen het HelloID platform die het beheer van gebruikersidentiteiten en hun toegangsrechten automatiseert. De module maakt, update of verwijdert gebruikersaccounts en hun rechten binnen verschillende systemen en applicaties automatisch op basis van bepaalde beleidsregels.
HelloID Provisioning werkt met een breed scala aan systemen en applicaties, zowel in de cloud als on-premises. Of je nu een HR-systeem, CRM-platform, e-maildienst of opslagoplossing gebruikt, HelloID zorgt voor een naadloze koppeling. Een volledig overzicht van alle ondersteunde applicaties vind je in onze connectorencatalogus.
Door automatische toewijzing van toegangsrechten vermindert HelloID Provisioning de kans op fouten, zoals het verstrekken van verkeerde rechten of rechten van ex-medewerkers die je per abuis niet tijdig afneemt. Daarnaast heb je altijd een duidelijk overzicht van wie waartoe toegang heeft.
Nee, helemaal niet. HelloID Provisioning is gemaakt voor een vlotte implementatie. Ons team staat voor je klaar om je bij elke stap te helpen, van de setup tot training en support. Zo weet je zeker dat alles soepel verloopt.
Door het automatiseren van veel handmatige IT-taken, bespaar je met HelloID Provisioning veel tijd. Je verkleint ook de kans op fouten die later weer hersteld moeten worden. Hierdoor bespaar je direct op de kosten en kan je IT-team zich focussen op andere belangrijke zaken.
“Met het HelloID platform bood Tools4ever ons een groeipad om ons Identity Management stapsgewijs te automatiseren en professionaliseren. Tegelijkertijd houden we zelf volledig de controle en kunnen we de doorontwikkeling binnen Revant zoveel mogelijk zelf doen. Voor ons is dit echt een voorbeeldproject geweest.”